„A fesztiválozás már nem hóbort, hanem életforma” – interjú Lobenwein Norberttel

Zeneileg sokszínűbbé váltak a fesztiválok. A nagy sztárokat egyre nehezebb leigazolni. A színpadtechnika és látványvilág hatalmasat fejlődött, ezzel a költségek is nőttek. Egyebek mellett e három trendet említette lapunknak adott interjújában Lobenwein Norbert, a hazai fesztiválszervezői szakma egyik legbefolyásosabb szereplője, a Szigetet és a Voltot szervező cégek résztulajdonosa. Beszélt jó döntéseiről, melléfogásairól, és azt is elárulta nekünk, hogy a piacon miben lát fantáziát.

Ugyan ön a Sziget fesztivál egyik tulajdonosa, a neve elsősorban a Volttal és a Balaton Sounddal forrt össze. A Sziget amerikai felvásárlása után hogy néznek ki most a tulajdonosi arányok a Sziget Zrt.-ben?
A Voltot Fülöp Zoltán gimnáziumi barátommal együtt alapítottuk 19 évesen. Zolival minden projektünket, fesztiválunkat felesben tulajdonoljuk. A kezdetek óta baráti és munkakapcsolatban vagyunk a Sziget alapítóival, Gerendai Károllyal és Müller Péter Sziámival. A Szigethez Péter hívott munkatársnak 1996 környékén, amiért örökké hálás leszek neki. A közös munkából közös cég lett: a Volt, majd a Balaton Sound voltak azok a fesztiválok, amelyeket együtt fejlesztettünk a portfóliónk többi eseménye mellett, a zászlóshajó természetesen mindig is a Sziget maradt. Rendszeresen érdeklődtek nálunk szakmai és pénzügyi befektetők egyaránt, végül három évvel ezelőtt állapodtunk meg egy amerikai társasággal, akkor adtuk el a Sziget Szervezőiroda 70%-át. Müller Péter korábbi kiszállása után Takács Gábor, Gerendai Karcsi, Fülöp Zoli és én maradtunk a 30%-os tulajdonosok. Zolival és Kádár Tamással továbbra is aktívan irányítjuk a céget, illetve a fesztiválokat, Gábor és Karcsi az eladás után visszavonult.

Melyik ötletére a legbüszkébb, amely bejött?
A fesztiválszervezés alkotómunka, és némileg egyfajta drognak is nevezhetem. Több mint huszonöt éve foglalkozom ezzel, de minden évben, minden fesztiválban találok olyat, ami motivál, amire büszke lehetek, ha megvalósul. 1993 óta a Volt indulásán túl felépítettünk sok-sok brandet, amelyek Magyarország jegyzett turisztikai eseményei, és amelyek évente több százezer vendégünknek nyújtanak élményt. Ebbe a jó érzésbe valóban sokszor keveredik büszkeség is.

És másik véglet? Melyek voltak pályafutása legnagyobb kárt okozó döntései?
Igazán jelentős veszteség csak a 2010-ben indult StarGarden kapcsán jut eszembe. Az ötletet máig jónak tartom, de rosszkor kezdtük, és nem úgy valósultak meg a terveink, ahogyan szerettük volna… A terv az volt, hogy, nyugat-európai példa alapján, elindítunk egy olyan fesztivált, amely a klasszikus fesztiválközönségnél idősebbeket szólít meg; a legendák fesztiválja – ez volt a szlogenünk. Végül egy évet élt meg az esemény.

Pedig a szülők korosztálya többet keres, mint a fiatalok.
Egyrészt ez igaz, másrészt látszik, hogy a legendák önálló koncertjei világszerte és itthon is jól működnek, vélhetően ezek közönsége egy fesztiválon is jól érezné magát, ha több kedvencét láthatná egy nap. Azt azonban nagyon nehéz összehozni, hogy a kiszemelt sztárok ugyanakkor érjenek rá. A hagyományos fesztiváljainknál is a booking (a külföldi fellépők lekötése – a szerk.) a legnehezebb feladat, de ott ha nem ér rá X, jó lesz majd Y. A StarGarden esetében amikor láttuk, hogy Sting, Eric Clapton, és még sorolhatnám a vágyainkat, nem érnek rá, kevesen maradtak olyanok, akikből elsőre ütős program jöhet össze. Végül a Deep Purple, az Animals, az Omega, a Korál fémjelezte a programot, amelyre a korábban kalkulált jegyár kissé magasnak tűnt. Ráadásul ez volt a válság első éve, így életünkben először indítottunk úgy fesztivált, hogy egyetlen szponzorunk sem volt. Abba is hagytuk.

A közszolgálati szerep mennyire áll jól egy fesztiválszervező cégnek? Hogy élte meg például, amikor az idei Voltot propagandafesztiválnak bélyegezte a sajtó egy része, mert Orbán Viktor 1989-es, történelmi beszédét sugározták a nagyszínpadon a fiataloknak, és amiért igen sok pénzt fizetett önöknek egy állami szervezet?
A sajtóvisszhang sokkoló volt számomra. Ha én újságíró lennék, egész biztos utánajárnék, hogy mi történik egy fesztiválon, és az alapján tudósítanék. Bárkit szívesen fogadtam ebben az öt napban is, aki kíváncsi volt a valóságra, de csak néhány médium tette ezt meg. Ettől függetlenül persze mint mindenből, ebből is tanultunk, és levontuk a tanulságokat. A magam részéről nem érzem problémásnak a Terror Háza rendezői koncepcióját, azt azonban elfogadom, hogy van, akinek ez nem elfogadható.

Mostanában milyen új jelenségek, nemzetközi trendek hatnak leginkább a hazai fesztiválpiacra?
Létezik egy hosszú távú, mondjuk most már tízéves trend, miszerint egyre sokszínűbbé válnak a fesztiválok. Ez alatt azt kell érteni, hogy ma már nem nagyon lehet megmondani, milyen egy nagyfesztivál zenei vagy kulturális karaktere. A műfaji határok felbomlottak, a nagyszínpadokon főműsoridőben ugyanúgy szerepelhetnek rockbandák, mint edm-dj-k. Persze vannak tematikus fesztiválok, de a legtöbben ezt a műfaji sokszínűséget követik, amely számomra amúgy igen szimpatikus. Ugyancsak egyfajta trend, hogy évről évre nehezebb a legnagyobb sztárokat leigazolni fesztiválokra az egyre emelkedő költségek miatt. Az igazi küzdelem értük folyik, mindenki a sztárokért harcol. Harmadikként a vizualitást említeném: a színpadtechnika, a látványvilág hatalmasat fejlődött néhány év alatt. Ez sok kreatív energiát és hasonló mennyiségű pénzt is követel.

Mit hozhat a jövő?
A fesztiválozás ma már nem a különcök hóbortja, hanem egyfajta életforma és nyaralás, nagy tömegek számára. Ez persze azt is kitermeli, hogy sorra indulnak a kisebb, exkluzívabb vagy éppen csak családiasabb, tematikus fesztiválok, amelyek pont annak fordítanak hátat, ami a tömegfesztiválok lényege. Mindkét iránynak van piaca, jövője.

Mit tanácsolna egy pályakezdő fesztiválszervezőnek, hogyan vágjon bele az iparágba?
Az biztos, hogy az az út, amelyre mi ráléptünk közel harminc éve, ma már nem járható. Az új generációt bizonyos értelemben kitaposott út várja, talán szerénytelenség nélkül mondhatom, hogy azoknak is köszönhetően, akik pár évtizede pörögnek ezen. A kitaposott útnak számos előnye van, de legalább ennyi hátránya is. Mi megengedhettük magunknak, hogy kísérletezzünk, és a saját kárunkon tanultuk meg, és részben alakítottuk ki a szabályokat. Az új belépőknek nehezebb a dolguk a nagyra nőtt cégbirodalmak árnyékában. A kisebb, speciális igényeket kielégítő fesztiválok indításában látok inkább fantáziát. Itt azonban az a nagy kérdés, hogy amikor szintet szeretnének lépni a szervezők, amihez plusz pénzügyi forrást kell bevonniuk, vajon sikerül-e csak a jegyárbevételből finanszírozni az ugrást, sikerül-e megőrizni azt a hitelességet, amelytől igazán szereti őket a közönség. Mindenesetre a startupok mintájára a fesztiválbizniszben is jellemző ma már, hogy induló és ígéretes fesztiválokat vásárolnak meg a nagyok, és együtt fejlesztik tovább őket.

Mikor érezte először, hogy nagyon bejöhet a fesztiválszervezés?
Talán a Volt nyolcadik-kilencedik évében, amikor úgy döntöttünk, hogy összeállunk a szigetes barátainkkal, akikkel amúgy a kezdetek óta együtt dolgoztunk. Ha ez nincs, akkor jóval nehezebb dolgunk lett volna mind a fellépők lekötése, mind a marketing, a szponzoráció, a fejlesztések területén. Négyen igazán ütős csapatot alkottunk, nem is beszélve az egyre bővülő szervezői stábról körülöttünk. Korábban nem vizionáltunk olyan távlatot, hogy ebből akár meg is tudunk majd élni, vagy hogy nemzetközileg is jegyzett fesztiválszervezővé válhatunk, és egy egész sor esemény fűződik majd a nevünkhöz.

Hogyan változott az évek során a feladatköre, illetve a munkamegosztás ön és a többi vezető között a Szigetben?
Az elején Fülöp Zolival mindent mi csináltunk a koncertszervezéstől a sörcsapolásig, a plakátozástól a szponzori tárgyalásokig. Ahogy növekedtünk, a szerepeink is jobban letisztultak, bár még most is fontosnak tartjuk, hogy rálássunk a szervezés egészére. Zoli viszi a Soundot és a B my Lake-et, én a Voltot és a Strandot. És persze mellettünk van sok-sok kolléga, akik az egyes területeket irányítják.

Mennyire vált rutinná a munka, és mennyit dolgozik „szezonon” kívül?
A szervezésben a szabadság számomra fontos elem. Azért tudok a fesztiválok mellett Road Movie-t, filmet, magazint készíteni, mert jó emberek vannak körülöttem, akik segítenek megvalósítani, amit megálmodom, vagy éppen közösen álmodunk meg. A nyár végével korábban mi is lazítottunk néhány hónapot, de ma már ez nem tartható. Jelenleg például már a 2021-es fellépők ügynökeivel tárgyalunk. A szezonalitás annyiban létezik csak, hogy évszakonként másra kell koncentrálni, üresjárat nem létezik.

Mi dönti el, hogy milyen fellépőket választanak? Hogy zajlik ez a folyamat?
A legfontosabb tényező a fellépők naptárja. Arra nincs nagyon példa, hogy valaki csak a mi kedvünkért iderepülne, de ez más fesztiváloknál se jellemző. Inkább azt nézzük, kire van esély. Olyan szempontból viszont szerencsénk van, hogy egy szezonban négy-öt fesztiválra is tudunk ajánlatot tenni: ha éppen nem turnézik a Volt ideje alatt, a Sziget vagy a Strand idején talán igen. A kiválasztáshoz rendszeresen figyeljük a trendeket, a közönség igényeit. Itt leginkább azzal lehet félrelőni, ha nem vesszük figyelembe, hogy például egy jellemzően magyaroknak szóló fesztiválon nem érdemes olyasmivel próbálkozni, ami mondjuk a brit piacon friss siker. Pár éve például elsőként sikerült elhoznunk az Arctic Monkeyst Magyarországra, a Voltra. Éppen akkor nyerték a Brit Awardson a legjobb bandának járó díjat. Nem volt jó döntés részünkről, mert bár hatalmas szakmai eredménynek számít, hogy felléptek nálunk, a Szigeten sokkal nagyobb sikerük lett volna.
A Volt Produkció egyik fő terméke a nyolcadik éve működő Mol Nagyon Balaton programsorozat. Mik a tanulságok, hogyan muzsikál ez a projekt?
Szerintem már önmagában nagy siker, hogy nyolcadik éve jól működik. Tavaly 1,2 millió látogató érkezett a Mol Nagyon Balaton által jegyzett eseményekre, amelynek egyharmada saját szervezésű, a többiek ismert, neves balatoni programok.

Mi a modellje ennek a projektnek?
A Mol Nagyon Balaton túl azon, hogy védjegyszerepet tölt be, leginkább ernyőként működik, a legjobb minőségű balatoni produkciókat fogja össze. Mi, akik ezt az ernyőt a kezünkben tartjuk, elsősorban publicitást, marketinget adunk a partnereinknek, ami nehéz kommunikációs feladat, hiszen nagyon eltérő programokat kell ajánlanunk: a rockkoncerttől a gyermeknapi programokig, a komolyzenétől a sportig. Ezeket a szándékunk szerint a minőség és a kreativitás tartja össze.

Mire lenne szükség a négy évszakos Balatonhoz?
E pillanatban ez még kérdés. A Balatonon hagyományosan szezonális programok vannak, csak nyomokban tűnnek fel az őszi borfesztiválok, illetve a karácsonyi, év végi programok vagy sportesemények. Ha a szálláshelyek, ingatlanok fejlődése még inkább érezhető lesz, az a többi területre is hatást gyakorol.

A Volt két oszlopos terméke, a B my Lake és a Strand fesztivál hét éve működik, legutóbb Zamárdi helyszínnel. Mik a tanulságok?
A B my Lake ma már balatoni utazófesztiválként értelmezhető – bár nem ez volt a célunk vele. Balatonvilágoson indult, Zamárdi és Keszthely érintésével tavaly óta újra Zamárdi az otthona. Erőssége, hogy jól körülhatárolható, elektronikus zenét szerető közönséghez szól, sok magyar és egyre több külföldi vendéggel. A Strand fesztivál vele egyszerre, néhány tízezer látogatóval indult, tavaly már 130 ezer vendégünk volt. Sokak szerint a Strand az egyik legdinamikusabban fejlődő „új” fesztivál, amiben én is nagyon hiszek. Az utolsó nyaralós hétvége, tele programokkal…

Hogy néz ki a Volt által szervezett fesztiválok jellemző bevételi és költségstruktúrája?
A bevételi oldalon a jegyeladás, a szponzorok és a vendéglátás követik egymást, előbbi a teljes felét adja, utóbbi kettő közel azonos arányban osztozik. A kiadási oldal arányai nagyrészt azon múlnak, hogy milyen szintű programban gondolkodunk. A Strand esetében a program nagy tétel, különösen azóta, hogy erős nemzetközi kínálatunk van. Ezt követi a technika, az infrastruktúra és a marketing.

Pozíciójánál fogva nagy hatalom is van a kezében. Hogyan választják ki azokat a magyar zenekarokat, amelyek szeretnének fellépni a fesztiváljaikon?
Erre kidolgoztunk egy protokollt, pont azért, hogy ne a saját ízlésünk és megérzéseink irányítsák csak a fellépők kiválasztását. A Nagy-Szín-Pad! nevű projektünk a Petőfi Rádióval közösen kifejezetten arra kíván megoldást kínálni, amit említett a kérdésében. Minden év elejére összegyűjtjük a rendezvényes szakma – fesztiválszervezők, klubosok – ajánlásait, hogy lássuk, kikre érdemes odafigyelni, vannak-e olyan új előadók, akik elkezdtek klubokat megtölteni Budapesten és vidéken. Közülük meghívunk néhányat egy versenyre az Akvárium Klubba négy estére, ahol a közönségszavazatok és a szakmai zsűri ítélete dönt arról, hogy kiből lehet az adott évben nagyszínpados előadó. Aztán a teljes mezőnyt meghívjuk a fesztiváljainkra, illetve a Campus is csatlakozott hozzánk. Büszkén mondhatom, hogy az elmúlt hat évben igen jó szimattal találtunk meg a siker küszöbén álló csapatokat, olyanokat, mint a Halott Pénz, a Margaret Island, a Szabó Balázs Bandája, az Ivan & the Parazol, és még sorolhatnám. Az eddigi hatvan meghívottunkból legalább húsz ma már kötelező résztvevője a magyar fesztiváloknak, több közülük állandó headliner.

Milyen új projekteken dolgoznak?
Az új kedvenceim közül a Road Movie nevű kezdeményezést említeném elsőként. Magyar szerzőket, zenekarokat kértem fel, hogy hazai tájakról, városokról, utcákról írjanak dalokat, amelyek alapján ismert filmrendezőkkel klipet forgatunk az említett tájakról. A cél az, hogy a fiatalok, a zenekarok közönsége, rajongóik a saját „példaképeiknek” köszönhetően ismerjék meg Magyarország értékeit, természeti szépségeit, vagyis azokat a helyeket, amelyek valamiért közel állnak a szerzőkhöz. Eddig négy ilyen dal jelent meg: Rúzsa Magdi Kishegyesről, a Margaret Island a Balatonról , a Hiperkarma a Mecsekről, a Bagossy Brothers Company pedig Erdélyről írt dalt, illetve nemrég jelent meg a Kelemen Kabátban klipje a Dunakanyarról. A terveink szerint további tizenkettő jelenik meg jövőre.

Névjegy
Lobenwein Norbert 1974-ben született Sopronban, négygenerációs fényképészdinasztia sarjaként. Feleségével Budapesten nevelik három gyermeküket, egy 8 éves kislányt, egy 9 és egy 13 éves fiút. Felesége egy étteremhálózat hr-vezetője. A család egyik fix programja az évi kétszeri külföldi utazás. „A tavaszi és az őszi iskolai szüneteket próbáljuk megnyújtani hosszú hétvégékkel” – mondja Norbert.

Ember Zoltán

Így indul az év a rendezvényiparban

Öt-hat éve a január-február szinte holtszezonnak számított a rendezvényszervezői szakmában, ma viszont szépen telik a naptár a rendezvénycégek és -helyszínek noteszeiben. Sok eseményt kimentenek a karácsonyi őrületből a nyugodtabb időszakra, számos megbízó pedig a kedvezőbb árakat veszi figyelembe, amikor az év eleje mellett dönt. Újvári Miklós kérdezett körbe, milyen is az év első két hónapja a rendezvényszervezőknél és a helyszíneken.

„Egyre inkább jellemző, hogy partnereink a zsúfolt év vége helyett évindító eseményeket tartanak, mind több nagy létszámú rendezvény kerül át a decemberről januárra” – fogalmaz Nagy Csaba, a Budapest Party Service Kft. értékesítési igazgatója. – Ennek egyik oka, hogy termeik a decemberi kiemelt bérleti költség akár ötven százalékáért megszerezhetők. Ám más szempontok is szólnak az év eleje mellett: a lencsepartik és céges évfordulók esetében sokkal könnyebb a szervezés és a lebonyolítás is ebben az időszakban. Kevesebb a stressz, és budapesti helyszínek esetében javul a megközelíthetőség, kisebbek a forgalmi dugók. Nincs kapkodás, kényelmesen elkészülnek a céges ajándékok.” A vendégek számára is jóval előnyösebb az év eleji időszak, hisz decemberben minden vállalat, szervezet le van terhelve az év végi zárásokkal, jelentésekkel, beszámolókkal, ami kiegészül az otthoni teendőkkel. Januárban viszont már egy kipihent, feltöltődött vendégsereg nem kötelező jelleggel éli meg az eseményt, hanem jóval felszabadultabban – teszi hozzá Nagy Csaba.

Nem csökkennek a beszállítói árak
Árnyalja a képet Covrig Szilvia, Max & Future Kft. rendezvényszervezési üzletágvezetője. Úgy látja, hogy az év eleje mindig kicsit lazább, mint a többi része. Ennek legfőbb oka, hogy egy január-februári eseményt már érdemes októberben vagy novemberben előkészíteni, de az ügyfeleknek olyan sűrű az év végi időszaka, hogy kevesebb idejük van egy jövő év eleji rendezvénnyel foglalkozni. Aki január elején kezd el szervezni, annak gyakran március-áprilisra tolódik az eseménye.

Covrig Szilvia azt tapasztalja, hogy a beszállítói árak minden évben növekednek, ennek fő oka a munkaerőhiány. „A legnagyobb problémát az okozza, hogy nehéz már embert találni, aki megfőzi a rendezvényre szánt menüsort, aki felszolgálja, továbbá hoszteszt, aki köszönti a vendégeket, technikai személyzetet, aki biztosítja a rendezvény színvonalas technikai hátterét. Így a beszállítóink is kénytelenek évről évre emelni az áraikon, mert folyamatosan emelkednek a munkabérek is.”

„A beszállítói áraink az állandó partnereinkkel nem csökkennek az év eleji időszakban – erősíti meg Győrfi Krisztián, Special Event Budapest Kft. ügyvezetője és partnere. – Leginkább talán a helyszínek kapcsán lehet kismértékű elmozdulás, de ez sem meghatározó tapasztalataink szerint. A legtöbb beszállítóval éves keretszerződött árakon dolgozunk, így egész évben ugyanazok a beszerzési áraink. Persze könnyebb egy eseményre helyszínt találni, de alapvetően nincs különbség a szervezési folyamatok nehézségében.”

Nem üres hónap a rendezvényszervezőnek
„Nem igazán nevezném ma már holtszezonnak az év eleji időszakot. Lehet hogy lebonyolítandó munkából kevesebb van, de a tavaszi munkák előkészülete, a tenderek már javában zajlanak – feleli kérdésünkre Végh Tamás, a Bo – Live Branding Agency operatív vezetője. – Nem gondolom, hogy lenne különbség aközött, hogy ősszel vagy a január-februári időszakban van a rendezvény. Pár egyedi kivételtől eltekintve a beszállítói árak sem változnak, de szerintem ez így van rendjén. Az év eleji időszak kezd felzárkózni az év többi részéhez. Talán azt lehet nehézségnek tekinteni, hogy a felkérések, tenderek – vagyis az év eleji munkák kezdete – az őszi-téli időszakra tehetők, amely időszak viszont kiugrik az év többi szakaszából, ilyenkor sokkal leterheltebbek vagyunk. Az sem könnyíti meg a szervezést, hogy az év végi ünnepek alatt, között szinte mindenki csökkentett üzemmódba kapcsol, illetve hogy az április, májusi munkák szervezésének kezdete is az év elejére tehető. Így ebben az időszakban a kapacitástervezés nagyobb odafigyelést igényel.”

Csapatépítő tréninget is tartanak télen
Az évindító meetingek mellett erőteljes növekedés figyelhető meg a csapatépítő tréningek tekintetében is. Öt-hat évvel ezelőtt a csapatépítők még főként a tavaszi és őszi hónapokban voltak, az elmúlt esztendőkben elmosódni látszik ez az éles határvonal, és már a februári hónapokban költenek erre a cégek. A rendezvényszervezői piacon jelen lévő beszállítók több lehetőséget kínálnak ebben az időszakban, melyek ára a főszezonhoz képest kedvezőbb. Ugyanez jellemzi a szolgáltatási díjak alakulását is.
Petőné Parádi Judit és Vabják Kitti, a Euroshow Kft. vezetői azt mondják, azon társaságok számára, amelyek decemberben nem fektettek hangsúlyt a céges karácsony szervezésére, több alkalommal ajánlottak úgynevezett újévköszöntő rendezvényeket, amelyeken az újévi lendületre, az előttük álló hosszú távú célok megvalósítására fókuszáló elegáns összejövetelekkel alapozták meg az adott évet. „Az év eleji kick-off meetingek (projektindító, hosszabb ciklust megalapozó találkozók – a szerk.) minden cég életében szinte kötelező jelleggel jelen vannak. Figyelmet fordítunk arra, hogy partnereink figyelmét ráirányítsuk arra: sokkal hatékonyabbá tehetik a munkafolyamatokat, növelhetik a dolgozói elégedettséget, ha ezeket az évindító beszélgetéseket olyan külső helyszínre helyezik át, ahol a szakmaiság mellett közös élményszerzésre is lehetőség nyílik. Ezáltal motivált, jól együttműködni tudó csapattal vághatnak neki az adott évi céloknak, terveknek.”

Nem okoz gondot megtölteni januárban és februárban a budapesti MOM sport- és rendezvényközpontot sem. „Az év eleji pangás elkerülésének egyik legfőbb eszköze lehet az, ha a cégek kimozdítják az alkalmazottakat a megszokott, még karácsonyillatú kényelemből. Egy profi, az év közbeni nagy eseményekkel egyenrangú kick-off rendezvény jó eszköz lehet a munka felpörgetésére – mutat be egy lehetséges megoldást Regőczi Balázs, a MOM rendezvényigazgató-helyettese. – A rendezvényszervezői piac jellemzően visszaeső érdeklődéssel számol az év elei időszakban. Helyszínek esetében jellemző, hogy január-februárban főképp olyan rendezvények valósulnak meg, melyeket valami miatt decemberben nem tudtak megtartani.”

Jól járhatnak a későn kapcsolók
Nem biztos, hogy rosszul jár az az ügyfél, aki későn állt neki az év végi eseménye feladatainak, és nem kapott termet, technikát, felszerelést a programjára. Ekkor érdemes év eleji dátumot választani, mondja Mesterházy Dániel, az Inspire Rendezvényügynökség Kft. ügyvezetője. „Nagy árzuhanást az utóbbi években nem tapasztalunk, éppen ellenkezőleg – teszi hozzá. – Egyedül a helyszínek esetében vannak eseti akciók, amelyek így próbálnak vonzóbbá válni a holtszezonban, arra csábítják az ügyfeleket, hogy a karácsonyi dömping helyett évindító januári eseményt szervezzenek. De azt hozzá kell tenni, hogy a helyszínek februárra is már telítődnek, főleg az 500 fő befogadására képes helyek. A többi szolgáltatás árában nem érzékelhető változás, az évváltás kapcsán inkább áremelkedésekkel kalkulálnak a növekvő bér- és üzemi költségek miatt. Viszont a kiemelt szezonhoz képest gyorsabb kommunikációra, ajánlatadásra számítunk.”

Nincs kötelező jókedv, csak spontán buli
Ami az esküvők esetében a vasárnap és a tél, az a céges buliknak a január és a február – így vélekedik a Discofever két alapítója, Hamerli Tibor és Polyák Gyula. A Discofever huszonöt éve szolgáltat zenét, műsorvezetést, ceremóniamestert céges rendezvényeken, és a mostani tapasztalatuk, hogy kisimul a naptár. „Klasszikus holtszezonról egyre kevésbé beszélhetünk. Leginkább a novemberi, illetve a januártól áprilisig tartó időszak esetében csökken a megkeresések száma, bár a február ez alól egy kicsit kivétel a farsangi rendezvények miatt. Az év elején nincs kötelező jókedv, mint szilveszterkor, csak spontán, sokszor nem is várt buli, amely összehozza a kollégákat a nagy feladatok előtt. Jobb termeket, jobb menüket lehet ilyenkor olcsóbban megszerezni, és mi, jlletve műsorszolgáltató kollégáink is könnyebben elérhetők” – mondják a discofeverösök.

„A január erős, a februárra rá kell dolgozni”
Hogy ne csak budapesti véleményeket gyűjtsünk, Debrecenben is érdeklődtünk. A Hotel Lyciumban és a Kölcsey Központban élénk üzleti életről számoltak be az év első hónapjával kapcsolatban. „Érdekes módon a január kifejezetten erős, ezzel szemben a februárra már rá kell dolgozni” – összegez Szerdi Zsuzsanna szállodaigazgató. Ahogy felébred az év végi téli álomból az ország, nagyjából január második hetében újra beindulnak a rendezvények. „Erre az időszakra a komolyabb megkeresésekre már az előző évben, két-három hónappal korábban sor kerül. A bérleti díjak ilyenkor szolidabbak, a szolgáltatásárakat az év első két hónapjában még az előző évi szinten tartjuk, márciustól alkalmazzuk az újakat” – mondja Szerdi Zsuzsanna.

Az év elejének alapforgalmát a szokásos hétvégi báli események adják, a konferenciáknak, meetingeknek pedig kedvezményes szolgáltatás-igénybevételt ajánlanak. „Mindig igyekszünk új, csalogató elemeket csempészni kínálatunkba. Idén a tetőterasz kínálta páratlan helyszínt reklámozzuk a Nagytemplom és a téli Debrecen panorámájával, forralt bor és sült gesztenye kíséretében.”

Nem fair részárakkal utakat meghirdetni – interjú Molnár Judit MUISZ-elnökkel

Az utazási irodáknak olyan utakat kell szervezniük, amelyeket az utasok maguk nem vagy nehezen tudnának – vallja Molnár Judit, aki húsz éve vezeti az ország egyik legsikeresebb utazási irodáját, az OTP Travelt. A szakember 2018 decembere óta a Magyar Utazási Irodák Szövetségének elnöke is. Egyik célja, hogy az iparág szereplői teljes árral tüntessék fel ajánlataikat. Molnár Judit beszélt a MUISZ terveiről, szóba kerültek kedvenc úti céljai és az is, hogy mit kérdez állásinterjún.

Hogyan került az utazásszervezési iparágba?
Középiskolásként művészettörténész szerettem volna lenni, azonban más irányba vitt az élet, és a Kereskedelmi és Vendéglátóipari Főiskolán kezdtem meg a tanulmányaimat. Az édesanyám szerint ez így volt jó, „legalább lesz rendes polgári foglalkozásod” – mondta. Azonban olyan munkát szerettem volna, amely valahogy mégis kapcsolódik a művészetekhez, s úgy gondoltam, hogy a turizmus ilyen terület. Hét évig idegenvezetőként dolgoztam, voltam utazási értékesítő, utazásszervező. Az utóbbit nagyon szerettem, mert kreatív, izgalmas munkakör: kitalálni az útvonalat, konzultálni a külföldi partnerrel, utánaolvasni a nevezetességeknek, kiválasztani a szállásokat, időnként bejárni a terepet. Ez csodálatos szakma, hiszen a munkánkkal élményt adunk az embereknek. A Cooptouristnál kezdtem a pályát, négy évet töltöttem ott, ezt követően az OTP-Penta Tourshoz mentem, majd két kisebb iroda következett. 1995-ben visszatértem az akkor már OTP Travel néven működő utazási irodához ügyvezető-helyettesként, 1999-ben pedig kineveztek ügyvezetőnek.

Van kedvenc úti célja?
Rengeteg. Akit ennyire érdekelnek a művészetek, annak Olaszország maga a Paradicsom. Szeretem Horvátországot a tengerpartja miatt, óriási élmény volt Botswanában járni szafarin, de hosszan sorolhatnám a világ káprázatos helyeit.

Legutóbb merre járt nyaralni?
Egy hetet a törökországi Ölüdenizben töltöttem, utána egy hetet Ausztriában, a Salzburgi ünnepi játékokra utaztam ki. Operarajongó vagyok. Ha tehetem, az egyik évben Salzburgba, a másikban a veronai operafesztiválra megyek.

Biztosan sokan irigykednek a szakmája miatt. Mennyit utazik?
A munkám miatt más foglalkozásúakhoz képest sokat, a múltkor számoltam össze, hogy 76 országban jártam. Azt azért tudni kell, hogy egy szakmai út teljesen más, mint ha valaki vakációra menne. Mindazonáltal egy üzleti út is kiszakadás a mindennapokból, és jó dolog találkozni a külföldi kollégákkal.

Van olyan úti cél, ahol még nem járt, de szerepel a bakancslistán?
Több is. Természet- és állatbarátként egyszer mindenképp szeretnék eljutni a Galápagos-szigetekre, és nagy öröm lenne számomra, ha egyszer megpillanthatnám az aurora borealist.

Térjünk rá az üzleti életre. Évek óta mondogatják, hogy nehéz helyzetben lesznek az utazási irodák, mert az utazók az internet segítségével maguk megszervezik útjaikat. Ez valóban így van?
Az internet megjelenése valóban kihívás számunkra. A belföldi pihenéseket vagy például az Európán belüli hosszú hétvégéket már sokan maguk szervezik meg. A tengerparti nyaralásoknál versenytársak lettek a fapados légitársaságok. Ennek ellenére úgy látom, hogy a charterjáratos utaztatásban az irodák még mindig olyan mennyiségi kedvezményeket tudnak elérni, amelyért érdemes utazási iroda szolgáltatását igénybe venni. Az OTP Travel Rodoszra és Sarm es-Sejkbe szervez ilyen utakat. Olyan tendencia is megfigyelhető, hogy korábban az útjaikat maguk szervező fiatalok a családalapítás után inkább utazási irodánál fizetnek be a nyaralásra. Számukra különösen felértékelődött az a biztonság, amelyet az utazási irodák tudnak nyújtani. Nézetem szerint az irodáknak olyan utakat kell szervezniük, amelyeket az utasok saját maguk nem vagy csak nehezen tudnának. Távoli egzotikus úti célokra gondolok, ahol más a kultúra. Itt felértékelődik az utazási iroda nyújtotta megbízhatóság és helyi tapasztalat. Sok olyan utasunk van, aki nem nagyobb csoporttal, hanem baráti társasággal, a családjával vagy a párjával utazik, és azt kéri, szervezzünk meg nekik mindent. Egyik fő profilunkat a kulturális körutazások jelentik az Egyesült Államokba, Közép- és Dél-Amerikába, Kínába, Izraelbe, Iránba. Ugyancsak az utazásszervezésünk fókuszában van Dubaj, valamint a tengeri hajóutak és az afrikai szafarik.

Hogyan néz ki a hazai utazási irodák piaca?
Mintegy 1100 bejegyzett utazási iroda működik Magyarországon, ennek többsége utazásközvetítő, kevesebb az utazásszervező. A MUISZ-nak 211 tagja van, tagságunk 2018. évi árbevétele 225 milliárd forint volt, mely a szervezett turizmus körülbelül 85 százalékát fedte le.

Milyen piaci helyzetben van az OTP Travel? Hogyan zárják az évet?
A tavalyi árbevételi adatok alapján a második helyen vagyunk az iparágban, az IBUSZ és a Neckermann között. 2018-at 18,6 milliárd forint árbevétellel zártuk, idén meg fogjuk haladni a 20 milliárd forintot. Minden üzletágunk kiválóan teljesít.

Kell a személyes találkozás a digitalizálódó világban?
Az összetett, bonyolult utak – ilyenek a már említett egzotikus, kulturális körutak – értékesítésénél nagy szerepe van a személyes tanácsadásnak. Például egy iráni útnál kérdésként merül fel a biztonság, az öltözködés, a viselkedési szokások, amit az ügyfelek zöme személyesen szeretne megbeszélni. Természetesen megkerülhetetlen a digitális jelenlét: tapasztalataink szerint az első találkozás az utazási ajánlattal az interneten történik meg. Országos hálózatunk 12 irodából áll, és a belső folyamatainkban már régen jelen van a digitalizáció. Vidéki kirendeltségeinket a központi feladatok megosztására is használjuk az új technológiákkal, ahogyan ez más iparágakban is bevált gyakorlat.

Megérezték az utazási irodák a Thomas Cook szeptember 23-án bejelentett csődjét?
A hazai utazási irodákra kevéssé volt hatása a Thomas Cook csődjének. A teljesen vétlen és jól működő magyarországi Neckermannra, mely az ausztriai Thomas Cook leányvállalata volt, nyilván igen. Ők új tulajdonossal folytatják működésüket, feltehetően másfajta üzleti modellel, melyhez ezúton is sok sikert kívánok, hiszen megérdemlik az ott dolgozó kiváló kollégák.

Egyáltalán nem volt hatással az utazásszervezési iparág megítélésére?
Nem érzékeltük. Egyre jobban igaz, hogy ha valaki biztosra akar menni, akkor utazási irodánál foglalja le a szolgáltatásokat. Ha valaki önállóan szervezi az útját, megveszi a repülőjegyet, és a légitársaság netán csődbe menne, vagy éppen nem üzemel a lefoglalt hotel, akkor nem igazán számíthat arra, hogy visszakapja a pénzét. Ezzel szemben ahhoz, hogy egy utazási iroda működési engedélyt kapjon, vagyoni biztosítékot kell letennie, ami arra szolgál, hogy csőd esetén azok az utasok, akik befizették a részvételi díjukat, de nem tudnak elutazni, visszakapják a befizetett összeget. Emellett az utazási irodáknak úgynevezett hazamentési biztosítást is kell kötniük, amely az éppen külföldön tartózkodó utasok hazaszállításának költségeit fedezi. Azért lobbizunk az EU-nál, hogy ne csak az utazási irodák, hanem a légitársaságok is rendelkezzenek teljes körű vagyoni biztosítékkal. Az utazásszervezés során bizony néha meg kell birkózni váratlan problémákkal. A mi kárunkra történt, hogy egy 64 fős csoport Velencéből indult volna tengeri hajóútra, csak éppen a légitársaság, amellyel a csoport utazott volna, törölte a járatát, így taxikkal vittük oda az utasokat. 3,4 millió forint kárunk keletkezett, és máig semmilyen kártérítést nem kaptunk a légitársaságtól.

A szakmai szövetség felé evezve: éppen egy éve választották meg a MUISZ elnökévé. Hogyan foglalná össze a szövetség idei évét?
A MUISZ-nak három fontos feladata van: érdekvédelem, szakmai képzések szervezése és kommunikáció. A tanulmányutak és szakmai tréningek szervezésével hozzá szeretnénk járulni tagjaink üzleti sikereihez. A Várak és kastélyok programmal a kormányzat vidéki kastélyokat újít fel, melyekből rendezvényhelyszínek, múzeumok lesznek. Bejárjuk ezeket tagjainkkal, akik később beveszik őket a kínálatukba. Tartunk saját rendezvényeket is, ahová meghívunk olyan szakértőket, akik a szakmát érintő témáról adnak elő a kollégáknak. Szervezünk kommunikációs tréninget panaszkezelési, konfliktuskezelési témákban. Ha már kommunikáció, akkor természetesen ez is feladata a MUISZ-nak: rendelkezésre állunk, amikor a sajtó különféle kérdésekkel megkeres bennünket. És végül, az egyik legfontosabb tevékenységünk az érdekvédelem, a lobbizás. Szeretnénk elérni, hogy a külföldről belföldre utaztatás legyen újra engedélyköteles tevékenység. Kell valamilyen szűrő, hogy ne folytathassa megfelelő végzettség és tapasztalat nélkül bárki ezt a tevékenységet, hiszen az nem tesz jót sem a minőségi turizmusnak, sem az országimázsnak. Elnökségem egyik céljaként fogalmaztam meg a teljes árazás bevezetését. Jelenleg sok utazási iroda csak tételesen felsorolva hirdeti meg útjait, nem egy összegben adja meg az utas által kötelezően fizetendő összeget. Az utas és a szolgáltató közötti bizalom csak egyenes kommunikációval erősíthető, például úgy, hogy leírjuk: ez az út összesen ennyibe kerül. A részárak kiemelése nem fair a teljes árral hirdető versenytársakkal szemben sem. A MUISZ kommunikációs kampányt tervez az utazóközönség számára, hogy felhívja a figyelmet a teljes árakkal megjelenő ajánlatokra, és az érdeklődők figyelmesen nézzék az utazási irodák kínálatait.

Olyan ez, mint a bankoknál a teljes hiteldíjmutató, a thm?
Hasonló. Azt szeretném elérni, hogy ez legyen az általános gyakorlat a szakmában, sőt az is cél, hogy az utazási szerződésekre vonatkozó rendeletet ennek megfelelően módosítsák.

Hogyan látja az utánpótlást? Mi kell ahhoz, hogy valaki megállja a helyét a szakmában?
A fiatalok versenyképességéhez kell az iskolák és a munkaadók szoros együttműködése. Sajnáljuk, hogy a turizmusban a gyakorlati képzés idejét 400 órára csökkentették, bár ígéret van arra, hogy három év múlva visszaáll a 800 óra. Fogadunk rendszeresen szakmai gyakorlatra fiatalokat, akiket tanítunk, és felelősségteljes munkával látunk el. Ebben a szakmában az elméleti és a gyakorlati tudás mellett kritikus a nyelvtudás és a napi munkában bizonyos személyes képességek – kommunikáció, problémamegoldás, panaszkezelés, stressztűrés – megléte. Lehet, hogy túlzott elvárásaim vannak, de nálam fontos az általános műveltség is. Ebben sajnos nagy hiányosságokat látok. Állásinterjún mindig megkérdezem az értékesítői vagy utazásszervezői pozícióra jelentkezőtől, hogy mit mutatna meg a szülővárosából az odalátogatóknak. Néha elég hiányos választ kapok a kérdésemre, viszont vannak igazán üdítő kivételek is.

NÉVJEGY
Molnár Judit
Közgazdász végzettségű. Diplomáit a Kereskedelmi és a Vendéglátóipari Főiskolán (ma Budapesti Gazdasági Egyetem) és a Közgazdaságtudományi Egyetemen (ma Budapesti Corvinus Egyetem) szerezte. 1999 óta az OTP Travel Kft. ügyvezetője, 2015 és 2018 között a Magyar Utazási Irodák Szövetségének alelnöke, 2018 decemberétől elnöke. 2015-ben munkásságáért Pro Turismo díjjal tüntették ki.

Karácsony Zoltán

A legjobb konferenciák titkai

Aki gyakran jár konferenciákra, az pontosan tudja, hogy valamiért látszólag azonos objektív paraméterek mellett is széttart a mezőny, vannak nagyon jó és teljesen használhatatlan események. A minőség alapvetően szervezés és munka kérdése, igaz a szikra bármitől belobbanhat, aminek jó esetben pezsgés, rossz esetben merő unalom a következménye. Brückner Gergely három őszi konferenciát elemez látogatói szemmel.

Milyen a jó konferencia? A válasz, azt hiszem, elég egyértelműen csak visszakérdezés lehet: mármint kinek milyen a jó konferencia? Hiszen egészen mások lehetnek a látogatók elvárásai.

Ha egy fiatal munkatársat befizeti a cége a szakma nagy seregszemléjére, akkor a legfőbb cél a tanulás, az ismerkedés lehet. Elvégre okos, tájékozott emberek mondanak fontos dolgokat a szakmáról. A fiatal munkatárs megismerheti az arcokat, előbb csak az előadókét, de akár a résztvevők közül is többekkel dialógusba keveredhet. Sokat dob ezen, ha a konferencia kétnapos, és van benne esti „elhajlás” is. Utóbbi legfőbb jellemzője, hogy mindenki iszonyú jól érzi magát, kivéve a haknizást vállaló sztárelőadót, aki megszokta, hogy a saját koncertjein a rajongók majd megvesznek, és nehezen viseli, hogy a szakmai eseményen csak háttérzajt szolgáltathat a beszélgetéshez, ismerkedéshez.

Egy idősebb, vezető pozícióban levő iparági szakembernek már nem feltétlenül fér bele másfél-két nap a feszes időbeosztásában. Neki vélhetően már nem a tudás pótlólagos megszerzése a célja, inkább az, hogy jó sok kötetlen networking-lehetőség legyen, koncentráltan lehessen beszélgetni az iparág szereplőivel, a szakmai partnerekkel.

Egy állami szereplő vagy politikus lehet, hogy csak le szeretné tudni az illendő találkozást a szakmával, az elvárt társadalmi vitát, „lám, itt vagyok, lehet velem beszélni, vicces vagyok, részt vettem veletek a konferencián”.
Az újságíró, mint magam, elsősorban témákra vadászik, azt nézi, hogy mit lehet majd ebből megírni, találkozókat beszél meg: „Ez meg az érdekelne, a jövő héten egy kávé mellett át tudjuk beszélni?”

Néhány mesterfogás
Mindezeket leírva általános paramétereket látunk, de vajon mitől sikerül az egyik program jobban, mint a másik? A kérdés nem könnyű, az a legfontosabb, vagyis a kötelező alap, hogy minden jól szervezett legyen, utána jönnek azok a pluszok, hogy a szakma megszeresse az eseményt. Aztán ha egyszer vagy kétszer jól sikerül, akkor híre kel, és lassan már senki nem teheti meg, hogy ne vegyen részt rajta.

A szakmai program nagyon fontos, de ugyanilyen lényeges, hogy sokan eljöjjenek, ráadásul ne lézengő semmittevők, hanem a szakma krémje. Hogy lehet ezt elérni?

Semmivel nem lehet jobban megbántani egy fizetős konferenciavendéget annál, mint amikor másodrangú vendégként van kezelve. Néhány szervező próbálkozik olykor azzal, hogy az előadókat csak a szponzorokkal engedi össze, VIP-ebédlőt nyit, különböző színű badge-ekkel operál. Akit így hátrasorolnak, az felbőszül, nem valószínű, hogy még egyszer esélyt ad az eseménynek.

Az is végtelenül irritáló, amikor valaki befizet hetven-nyolcvanezer forintot, izgalmas előadásokat lát, például törvényi hivatkozásokkal, majd a szervezők nem teszik lehetővé számára, hogy ezeket a későbbiekben is megtalálja. Az emberek szeretnek önfeledten figyelni, de később szívesen ellenőriznék a hallottakat.

Sajnos a díszvendégek sokszor csak elmondják a beszédüket, majd azzal a lendülettel elhagyják az eseményt. Sokan azért jönnek el, hogy találkozzanak a miniszterrel, ha ő erre nem ad esélyt senkinek, az csalódást kelthet. A szervezők nem tudják ott tartani a nagy embert, de megpróbálhatják. Jó módszer például, ha megkérjük az előadót, hogy vegyen részt egy panelbeszélgetésben is, és a két programpont között van egy kávészünet.

Végül nagyon fontos, hogy a szakmai programban legyenek előadások és panelbeszélgetések is. Az interakció mindig jó, de az is szükséges, hogy legyenek olyan előadók, akik készültek, akik előzetesen alaposan átgondolták a témáikat.

A legjobb események
Gazdasági újságíróként három őszi esemény kapcsán szeretném bemutatni, hogy mitől éreztem úgy mostanában gazdasági konferenciákon, hogy megérte a pénzt egy rendezvény. Gyorsan megjegyzem, hogy ez képletes kifejezés volt, hála a Jóistennek, az újságírókat jellemzően örömmel látják ingyen is az ilyen eseményeken, mert a szponzorok, az előadók örömmel veszik, ha van nyoma a fórumuknak a sajtóban.

Szándékosan három különböző típusú eseményt választottam, amelyeket mindjárt be is mutatnék, de előtte néhány közös „jókonferencia-kritériumra” is kitérnék.

A konferenciák figyelemgazdasága röviden annyi, hogy semmi nem működik, ami papírszagú és unalmas. Joggal várjuk el, hogy senki ne olvassa fel nekünk a jogszabályokat, mert megtaláljuk őket mi is, ne okoskodjon senki végeláthatatlanul, mert mindig mindenki jól szeretné érezni magát. Színes, szellemes, tartalmas, ha kell, megdöbbentő tényeket, előadásokat, éles vitákat szeretünk. Ha három percre leül valami, előkerülnek a mobilok, és az előttünk ülő vendég széktámlája mögött olvasni kezdjük a leveleinket.

És akkor jöjjenek az események! Az első egy globális, elgondolkodtató, „big picture”-szerű topesemény, a második egy remekül eltalált iparági sorakozó, a harmadik pedig egy kicsit szárazabb, de egy szakmán belül elengedhetetlen összejövetel.

Lehetnénk akár New Yorkban is
Az első eseményt október 4-én szervezték, ez volt a VIII. CFA Central and Eastern European (CEE) Regional Investment Conference a Pesti Vigadóban. A térség legképzettebb pénzügyi szakemberei Budapesten tartották regionális konferenciájukat. Az volt az alapjellemzője, hogy ez a világliga csúcsa. Képzeljünk el egy olyan eseményt, amelyet a nemzetközi tőkepiac és közgazdaságtan olyan előadói emelnek magasra, mint Mark Mobius, a legismertebb feltörekvő piaci befektető – aki annyira megszállottan munkamániás, hogy a legenda szerint karácsonykor mindig Tokióban van, ott nincs ünnep, tud dolgozni – és Tomáš Sedláček cseh sztárközgazdász, akinek A jó és a rossz közgazdaságtana című könyvét a fél világon olvasták, több tucat nyelven kiadták.

Az előadókat és a résztvevőket természetesen megfogta a Pesti Vigadó impozáns épülete, maga Mark Mobius is azt mondta, hogy talán még életében nem adott elő ilyen szép teremben, ami nem kis szó, hiszen a 83 éves szakember egész évben járja a világot, keresi a befektetéseket, illetve prezentál.

Aki egy ilyen eseményen részt vesz, joggal érezheti úgy, hogy valami nagyon fejlett pénzügyi központban jár. Mindenki tökéletes angollal kommunikál, felkészült, nemcsak eljön, hanem remek prezentációkkal érkezik, sok a tartalom, a gondolat, melyek általában egyáltalán nem regionálisak. Mindenki úgy érezheti, hogy bárhol lehetne az esemény a világban, minden nagyon színvonalas.

Budapest szakmai konferencia mesterei
November 7-én rendezték a pesti Marriottban a Portfolio Energy Investment Forum elnevezésű eseményt. Ha valaki – a Portfolio.hu – képes volt megteremteni magáról azt az imázst, hogy kiválóan összeválogatott programot és előadókat, az előadásoknak és a moderált vitáknak egy megfelelő keverékét nyújtja, akkor erre az iparági emberek már tudnak készülni, bátrabban regisztrálhatnak. Rendkívül színvonalas előadások hangzottak el, a program ezúttal is ügyes ötvözete volt a neves állami (Kadeják Péter államtitkár), a rangos nemzetközi (a külföldi résztvevők mellett idesorolható Varró László, a Nemzetközi Energiaügynökség vezető közgazdásza is) és a sok céges előadónak (a hazai energetikai szakma sok csúcsvezetője volt jelen, így a Met, az MVM, az Opus Global, a Mol magas rangú emberei).

A rutin sokat segít. Az, hogy nevezett esemény november 7-én zajlott, nem az egykor ünnepelt NOSZF miatt volt kritikus, hanem mert ekkor látogatott Budapestre Recep Tayyip Erdoğan török államfő. Ezért vagy másért, de olykor késtek volna az előadók, a szervezők mégis tudták tartani a menetrendet minimális cserékkel.

A Portfolio.hu egyedül a konferencia utógondozásában volt gyenge, nem volt képes elküldeni az előadók prezentációit. Ezzel ugyan nem zártak el teljesen az információtól, a kellemetlen közjáték azért adott némi munkát, mert az előadóktól egyesével kellett elkérnem a prezentációikat.

Egy szűk klub fontos eseménye
Végezetül álljon itt egy példa arra, hogy milyen egy kifejezetten jól sikerült esemény akkor, ha nem feltétlenül a külvilágnak, a médiának vagy a szélesebb közönségnek szól, de egy szűk körnek nagyon fontos. A Magyar Biztosítók Szövetsége (Mabisz) minden évben rendez egy eliteseményt, amelynek 2019-ben is a Corinthia Hotel volt a helyszíne, november 21-én.
A nagy gazdasági konferenciák között vannak ilyen, visszatérő helyszínen rendezett események, köztük nagy informatikai, média- és biztosításközvetítői konferencia is a siófoki Hotel Azúrban – már a helyszín is jelzi, hogy ezek többnapos események. A Közgazdász-vándorgyűlésen, a gázipar éves nagy seregszemléjén pedig az a koncepció, hogy városról városra költözik a – jellemzően vidéki – konferencia. Érveket a kiszámíthatóság és a változatosság mellett is fel lehet hozni.

Visszatérve a Mabisz-eseményre: ez a rendezvény tipikusan szakmai, itt a biztosítási iparág szereplői beszélik meg ügyes-bajos dolgait, díjazzák egymást, megcsodálják a fiatalok fintech (akarom mondani: insurtech) ötleteit. Mindenki jelen van a szakmából, aki fontos, és nagyon jól meg van szervezve az esemény. Nem kifejezetten újságíróbarát, mert bár évről évre eljön Varga Mihály pénzügyminiszter, akinek a szavaira minden komolyabb gazdasági és politikai lap és portál odafigyel, a témaválasztás olykor kifejezetten belterjes. Az idei eseményen például az ügyfélélmény volt fókuszban, amely azért nem kifejezetten a „breaking news” kategóriája, bár a sok újdonság és a neves külföldi előadók adtak bőven témát a biztosítások iránt érdeklődőknek.

Mikor készíthető fotó- és videófelvétel?

Egy rendezvény megszervezése számos adatvédelmi kérdést vet fel, közöttük hangsúlyosan a kép- és hangfelvétel készítésének témáját. Szervezőként meg szeretnénk mutatni a munkánkat a külvilágnak, esetleg marketingkampányt is építenénk rá. Hogyan tehetjük ezt jogszerűen? Móricz Ildikó ügyvéd foglalja össze a legfontosabbakat.

Az alapszabály az, hogy rendezvényünkön másról fotót vagy videófelvételt akkor készíthetünk és használhatunk fel, ha a felvétel alanya hozzájárult. Nem kell írásbelinek és kifejezettnek lennie, elég a ráutaló magatartás is. Fontos, hogy az elkészítés mellett a felhasználásához is kell hozzájárulás. A ráutaló magatartásra való hivatkozáshoz ajánlatos jól látható és olvasható módon tájékoztatni a résztvevőket a felvételek készítésének tényéről és a célzott felhasználásukról. Biztosítani kell őket arról is, hogy utólag tiltakozhassanak a felvételek felhasználása ellen.

Ha kifejezetten reklámcélból szeretnénk felhasználni a felvételeket, mindenképp kérjünk kifejezett és utólag is bizonyítható hozzájárulást (írásban) a résztvevőktől.

Az emberi méltóságot vagy jó hírt sértő képek nem használhatók fel akkor sem, ha a kép készítésekor nem tiltakoznak ellene, ezért bánjunk óvatosan a céges bulikon éjfél után készült képekkel!

Jelezheti a műsorvezető is
Adatvédelmi szempontból az a legfontosabb, hogy ha tudunk, kérjünk – utólag is bizonyítható – hozzájárulást. Amennyiben erre nincs lehetőségünk, az adatvédelmi szabályok lehetővé teszik, hogy megfelelő tájékoztatás mellett felvételek készüljenek, ha az elkészítésük és felhasználásuk nem sérti az érintettek érdekeit.

Fontos, hogy minden résztvevő tájékoztatást kapjon az adatkezelés körülményeiről: ki kezeli a felvételeket, kik férnek hozzá, hogyan fogják felhasználni, és mennyi ideig tárolják őket. A résztvevőknek küldött meghívóhoz mellékelni kell ezt a tájékoztatást akár csatolmányként, akár linken keresztül.

Ha nem kérünk hozzájárulást a résztvevőktől, akkor is vannak olyan módszerek, amelyekkel egyértelművé tudják tenni, hogy készülhetnek-e róluk felvételek. Például az ülőhelyek megjelölésével (megkülönböztető szín használata), megfelelő karszalag viselésével, kifejezetten felvétel készítésére kijelölt területekkel ez jelezhető. Ha a rendezvénynek csak bizonyos részeiről készül felvétel, a műsorvezető is felhívhatja erre a figyelmet, és így aki nem szeretne szerepelni rajta, elkerülheti az adott területet, eseményt.

Fontos, hogy akiről felvétel készült, tiltakozhasson a felvételek kezelése – akár a tárolásuk, akár a felhasználásuk – ellen. A rendezvényt követően érdemes emailben felhívni a résztvevők figyelmét arra, hogy felvételek készültek, és határidőt tűzni az esetleges tiltakozáshoz. A határidő elteltével, ha az adatkezelési tájékoztatóban erről szó volt, a szervező közzéteheti a honlapján a rendezvényen készült felvételeket. Természetesen ha ez ellen az érintett tiltakozik, a fenti határidőn túl is köteles a szervező eltávolítani a felvételt a honlapról.

Az is fontos, hogy ne tároljuk indokolatlanul hosszú ideig a felvételeket. Egy-két hónapig tárolhatjuk őket például a honlapon való közzététel érdekében, ezt követően gondoskodni kell a törlésükről.

Marketingcél: több megkötés
A felvételek felhasználhatók arra, hogy a rendezvényről szóló beszámolókban megjelenjenek a szervező honlapján. Kifejezetten reklámcélból azonban, ahogy már említettem, csak akkor használjunk fel felvételt, ha ehhez az érintett utólag bizonyíthatóan hozzájárult.
A rendezvényen fellépő előadókkal, meghívottakkal szerződésben érdemes rögzíteni, hogy a rendezvényen felvételek készülnek, és hogy milyen módon kerül sor a felhasználásukra. Közéleti szereplőkről (akár celebekről) egyébként is készülhetnek felvételek a hozzájárulásuk nélkül, de ha már marketingjellegűvé válik a felhasználás, ahhoz az ő hozzájárulásuk is szükséges. Ezért célszerű egyértelműen rögzíteni velük megállapodásban a felvételkészítés körülményeit és az anyagok felhasználását.

Gyerekekről csak szülői hozzájárulással
Az olyan rendezvények esetében, amelyen gyerekek is részt vesznek, figyelni kell arra, hogy csak a szülők jogosultak nyilatkozni a nevükben. Ha egy gyerek pózol a fényképész előtt, az nem fog jogszerű ráutaló magatartásnak minősülni, ilyen esetben a szülők kifejezett hozzájárulását kell kérni. Itt is alkalmazható például karszalag, így egy céges családi napon a fényképész is látni fogja, hogy melyik gyerekről készülhet felvétel.
Tömegrendezvényeken korlátozás nélkül készülhetnek felvételek, nem szükséges hozzájárulás. Ezt annyiban érdemes fenntartásokkal kezelni, hogy ha a tömegfelvételen azonosítható egy adott személy, akkor a róla készült kép személyes adatnak minősül, és akkor már meg kell felelni az adatvédelmi előírásoknak.

Szintén érzékenyebb ügy, ha olyan rendezvényen készülnek felvételek, amelyek úgynevezett különleges adatokhoz kapcsolódnak: például politikai, vallási, szexuális orientációhoz köthető vagy egészségügyi témájú rendezvények. Ilyen esetben csak alapos indokkal, kizárólag a résztvevők kifejezett, előzetes hozzájárulása alapján készülhetnek felvételek, ha mindenre kiterjedő tájékoztatás alapján adtak hozzájárulást.

500 ezer és 2 millió forint közötti bírság
Az adatvédelmi szabályok megsértésének legkellemetlenebb következménye lehet az adatvédelmi bírság. Bár a GDPR alapján akár 20 millió euró összeg is kiszabható jogsértés esetén, a magyar hatóság még nem alkalmazta a maximális összeget. Reálisan ötszázezer és kétmillió forint közé esik egy bírság, de a jogsértés súlyától függően magasabb is lehet az összeg. Egy több százezer embert érintő jogsértés kapcsán, amely a legnagyobb nyári könnyűzenei fesztiválhoz kapcsolódott, harmincmillió forintos bírságot szabott ki az adatvédelmi hatóság.

Általános elv az adatvédelemben, hogy gondolkozzunk gyakorlatiasan és észszerűen. Csak azt az adatot kezeljük, amelyre tényleg szükség van. Csak akkor kezeljünk személyes adatot, ha erről tájékoztatást kapnak az érintettek. Csak azok férjenek hozzá az adatokhoz, akiknek muszáj, és csak annyi ideig tároljuk az adatokat, amíg arra tényleg szükség van.

Adatvédelmi kérdésekben mindig érdemes adatvédelemmel foglalkozó jogásszal konzultálni, mert a jogszabályok mellett az adatvédelmi hatóságok és európai uniós szervek gyakorlata is jelentősen befolyásolja, hogy milyen adatvédelmi elvárásoknak kell megfelelni.

Móricz Ildikó az OPL ügyvédi iroda egyik vezető ügyvédje, szakterülete a telekommunikáció és az adatvédelem. Az OPL új generációs ügyvédi irodaként definiálja magát. Sallang- és manírmentesen nyújt szolgáltatást ügyfeleinek, gyorsan, precízen és üzleti szemlélettel.