Hogyan toborozz résztvevőket eseményedre?

Hiába a nagyszerű tematika, a vonzó helyszín: ha nem jön látogató, akkor a rendezvény bukás. Mikor kell elkezdeni a marketingkampányt, illetve milyen ingyenes és fizetős lehetőségek vannak a potenciális célcsoport elérésére, ha a téma, a helyszín, sőt már az időpont is megvan? Pontokba szedtük a legfontosabb teendőket.

A konferenciák szervezői pontosan tudják, hogy egy teljesen új rendezvény előtt bizony két-három hónappal már el kell kezdeni a marketingkampányt, ha sikert szeretnének elérni. Egy bejáratott, népszerű eseménynél persze nem szükséges ennyi idő a toborzásra, mert ezek sokszor magukat adják el.

1. Kínálj érdekes tartalmakat az oldaladon
Amennyiben van működő, bejáratott weboldalad, akkor mindenképp kezdj el ide releváns, a rendezvény potenciális célcsoportja szempontjából érdekes tartalmakat elhelyezni. Sajnos a rendezvény előtt pár hónappal egy új domén és egy új brand felépítésébe már nem érdemes belevágnod, ahogy arra sincs idő, hogy a Google keresőből jelentős organikus forgalmat terelj ide.

Hasznos lehet a tartalomgyártásba bevonni a korábbi rendezvények előadóit is, mert ők biztosan tudnak érdekes témákról írni, és miközben magukat promotálják, a rendezvényszervező oldalt is érdekes anyagokkal látják el. A korábbi előadások anyagait is fel lehet ide tenni, akár részekre bontva, ami azért is előnyös, mert így mindenki láthatja, az új rendezvényen nagyjából mire számíthat.

Mivel a tartalomgyártás nem tartozik szorosan egy rendezvényszervező munkái közé, célszerű lehet olyan anyagokat is készíteni, amelyek nem avulnak el gyorsan, és hosszú távon is forgalmat generálhatnak az oldalnak. Jellemzően ilyenek a fogalomtárak, amelyek évekig jól teljesíthetnek a keresőkben anélkül, hogy aktualizálni kellene az írásokat.

2. Keress médiapartnereket
A médiapartnerek nagyon sokat segíthetnek számodra az ügyféltoborzásban. Célszerű első körben a szaksajtót megkeresni, hiszen rajtuk keresztül közvetlenül eljuthatsz a célcsoportodhoz. A médiapartnerektől többfajta támogatást is kaphatsz attól függően, hogy milyen típusi médiumról van szó: a hirdetésed megjelenhet nyomtatott lapban, televízióban, rádióban vagy weboldalon, bekerülhetsz a hírlevélbe, de sok esetben edm kiküldésére is lehetőség van a médiapartner adatbázisára. Segíthet az ügyféltoborzásban az is, ha a médiapartnertől a rendezvény előtt beharangozót, illetve utána beszámolót kérsz, utóbbi leginkább a későbbi rendezvényeknél jöhet még jól neked.

A médiapartnerek cserébe ugyancsak megjelenést kérnek, ami a rendezvény résztvevői körében teszi ismertté, ismertebbé őket. Népszerű megoldás, hogy a vendégek ajándékcsomagjába bekerül a médiapartner lapja, de a rendezvényen plakátok, molinók vagy más vizuális elemek is elhelyezhetők, ahol szerepel a partner neve és logója.

3. Indíts emailkampányt
Bármennyire is fejlődik a technológia, az emailkampányoknak még mindig fontos szerepük van a vendégek toborzásában. Először tehát mindenképp a saját emailadatbázist kell kihasználni, mert Buda Szabolcs online-marketing-tanácsadó szerint az erre küldött edm-ek rendszerint jól teljesítenek. Egy rendezvényszervező számára éppen ezért nélkülözhetetlen a megfelelő nagyságú, releváns adatbázis, amely tartalmazza a korábbi rendezvények résztvevőit, a hírlevél-feliratkozókat, a weboldalon regisztrálókat és a szervező kapcsolati hálójának egyéb tagjait. Lehet vásárolni is email-adatbázisokat, ám ezek minősége mindig kiszámíthatatlan.

Nem érdemes megelégedni a saját adatbázissal, vonjunk be releváns szakmai szervezeteket is a promotálásba. Lehet ez kamara vagy egyesület, sőt akár az adott területet megcélzó médiumok – nyomtatott vagy internetes lapok – is szóba jöhetnek.

A folytatás az Event Magazin 2019. őszi számában. Keresd a nagyobb újságárusoknál vagy fizess elő itt kedvezményesen online. >>>