Mikor készíthető fotó- és videófelvétel?

Egy rendezvény megszervezése számos adatvédelmi kérdést vet fel, közöttük hangsúlyosan a kép- és hangfelvétel készítésének témáját. Szervezőként meg szeretnénk mutatni a munkánkat a külvilágnak, esetleg marketingkampányt is építenénk rá. Hogyan tehetjük ezt jogszerűen? Móricz Ildikó ügyvéd foglalja össze a legfontosabbakat.

Az alapszabály az, hogy rendezvényünkön másról fotót vagy videófelvételt akkor készíthetünk és használhatunk fel, ha a felvétel alanya hozzájárult. Nem kell írásbelinek és kifejezettnek lennie, elég a ráutaló magatartás is. Fontos, hogy az elkészítés mellett a felhasználásához is kell hozzájárulás. A ráutaló magatartásra való hivatkozáshoz ajánlatos jól látható és olvasható módon tájékoztatni a résztvevőket a felvételek készítésének tényéről és a célzott felhasználásukról. Biztosítani kell őket arról is, hogy utólag tiltakozhassanak a felvételek felhasználása ellen.

Ha kifejezetten reklámcélból szeretnénk felhasználni a felvételeket, mindenképp kérjünk kifejezett és utólag is bizonyítható hozzájárulást (írásban) a résztvevőktől.

Az emberi méltóságot vagy jó hírt sértő képek nem használhatók fel akkor sem, ha a kép készítésekor nem tiltakoznak ellene, ezért bánjunk óvatosan a céges bulikon éjfél után készült képekkel!

Jelezheti a műsorvezető is
Adatvédelmi szempontból az a legfontosabb, hogy ha tudunk, kérjünk – utólag is bizonyítható – hozzájárulást. Amennyiben erre nincs lehetőségünk, az adatvédelmi szabályok lehetővé teszik, hogy megfelelő tájékoztatás mellett felvételek készüljenek, ha az elkészítésük és felhasználásuk nem sérti az érintettek érdekeit.

Fontos, hogy minden résztvevő tájékoztatást kapjon az adatkezelés körülményeiről: ki kezeli a felvételeket, kik férnek hozzá, hogyan fogják felhasználni, és mennyi ideig tárolják őket. A résztvevőknek küldött meghívóhoz mellékelni kell ezt a tájékoztatást akár csatolmányként, akár linken keresztül.

Ha nem kérünk hozzájárulást a résztvevőktől, akkor is vannak olyan módszerek, amelyekkel egyértelművé tudják tenni, hogy készülhetnek-e róluk felvételek. Például az ülőhelyek megjelölésével (megkülönböztető szín használata), megfelelő karszalag viselésével, kifejezetten felvétel készítésére kijelölt területekkel ez jelezhető. Ha a rendezvénynek csak bizonyos részeiről készül felvétel, a műsorvezető is felhívhatja erre a figyelmet, és így aki nem szeretne szerepelni rajta, elkerülheti az adott területet, eseményt.

Fontos, hogy akiről felvétel készült, tiltakozhasson a felvételek kezelése – akár a tárolásuk, akár a felhasználásuk – ellen. A rendezvényt követően érdemes emailben felhívni a résztvevők figyelmét arra, hogy felvételek készültek, és határidőt tűzni az esetleges tiltakozáshoz. A határidő elteltével, ha az adatkezelési tájékoztatóban erről szó volt, a szervező közzéteheti a honlapján a rendezvényen készült felvételeket. Természetesen ha ez ellen az érintett tiltakozik, a fenti határidőn túl is köteles a szervező eltávolítani a felvételt a honlapról.

Az is fontos, hogy ne tároljuk indokolatlanul hosszú ideig a felvételeket. Egy-két hónapig tárolhatjuk őket például a honlapon való közzététel érdekében, ezt követően gondoskodni kell a törlésükről.

Marketingcél: több megkötés
A felvételek felhasználhatók arra, hogy a rendezvényről szóló beszámolókban megjelenjenek a szervező honlapján. Kifejezetten reklámcélból azonban, ahogy már említettem, csak akkor használjunk fel felvételt, ha ehhez az érintett utólag bizonyíthatóan hozzájárult.
A rendezvényen fellépő előadókkal, meghívottakkal szerződésben érdemes rögzíteni, hogy a rendezvényen felvételek készülnek, és hogy milyen módon kerül sor a felhasználásukra. Közéleti szereplőkről (akár celebekről) egyébként is készülhetnek felvételek a hozzájárulásuk nélkül, de ha már marketingjellegűvé válik a felhasználás, ahhoz az ő hozzájárulásuk is szükséges. Ezért célszerű egyértelműen rögzíteni velük megállapodásban a felvételkészítés körülményeit és az anyagok felhasználását.

Gyerekekről csak szülői hozzájárulással
Az olyan rendezvények esetében, amelyen gyerekek is részt vesznek, figyelni kell arra, hogy csak a szülők jogosultak nyilatkozni a nevükben. Ha egy gyerek pózol a fényképész előtt, az nem fog jogszerű ráutaló magatartásnak minősülni, ilyen esetben a szülők kifejezett hozzájárulását kell kérni. Itt is alkalmazható például karszalag, így egy céges családi napon a fényképész is látni fogja, hogy melyik gyerekről készülhet felvétel.
Tömegrendezvényeken korlátozás nélkül készülhetnek felvételek, nem szükséges hozzájárulás. Ezt annyiban érdemes fenntartásokkal kezelni, hogy ha a tömegfelvételen azonosítható egy adott személy, akkor a róla készült kép személyes adatnak minősül, és akkor már meg kell felelni az adatvédelmi előírásoknak.

Szintén érzékenyebb ügy, ha olyan rendezvényen készülnek felvételek, amelyek úgynevezett különleges adatokhoz kapcsolódnak: például politikai, vallási, szexuális orientációhoz köthető vagy egészségügyi témájú rendezvények. Ilyen esetben csak alapos indokkal, kizárólag a résztvevők kifejezett, előzetes hozzájárulása alapján készülhetnek felvételek, ha mindenre kiterjedő tájékoztatás alapján adtak hozzájárulást.

500 ezer és 2 millió forint közötti bírság
Az adatvédelmi szabályok megsértésének legkellemetlenebb következménye lehet az adatvédelmi bírság. Bár a GDPR alapján akár 20 millió euró összeg is kiszabható jogsértés esetén, a magyar hatóság még nem alkalmazta a maximális összeget. Reálisan ötszázezer és kétmillió forint közé esik egy bírság, de a jogsértés súlyától függően magasabb is lehet az összeg. Egy több százezer embert érintő jogsértés kapcsán, amely a legnagyobb nyári könnyűzenei fesztiválhoz kapcsolódott, harmincmillió forintos bírságot szabott ki az adatvédelmi hatóság.

Általános elv az adatvédelemben, hogy gondolkozzunk gyakorlatiasan és észszerűen. Csak azt az adatot kezeljük, amelyre tényleg szükség van. Csak akkor kezeljünk személyes adatot, ha erről tájékoztatást kapnak az érintettek. Csak azok férjenek hozzá az adatokhoz, akiknek muszáj, és csak annyi ideig tároljuk az adatokat, amíg arra tényleg szükség van.

Adatvédelmi kérdésekben mindig érdemes adatvédelemmel foglalkozó jogásszal konzultálni, mert a jogszabályok mellett az adatvédelmi hatóságok és európai uniós szervek gyakorlata is jelentősen befolyásolja, hogy milyen adatvédelmi elvárásoknak kell megfelelni.

Móricz Ildikó az OPL ügyvédi iroda egyik vezető ügyvédje, szakterülete a telekommunikáció és az adatvédelem. Az OPL új generációs ügyvédi irodaként definiálja magát. Sallang- és manírmentesen nyújt szolgáltatást ügyfeleinek, gyorsan, precízen és üzleti szemlélettel.