A legjobb konferenciák titkai

Aki gyakran jár konferenciákra, az pontosan tudja, hogy valamiért látszólag azonos objektív paraméterek mellett is széttart a mezőny, vannak nagyon jó és teljesen használhatatlan események. A minőség alapvetően szervezés és munka kérdése, igaz a szikra bármitől belobbanhat, aminek jó esetben pezsgés, rossz esetben merő unalom a következménye. Brückner Gergely három őszi konferenciát elemez látogatói szemmel.

Milyen a jó konferencia? A válasz, azt hiszem, elég egyértelműen csak visszakérdezés lehet: mármint kinek milyen a jó konferencia? Hiszen egészen mások lehetnek a látogatók elvárásai.

Ha egy fiatal munkatársat befizeti a cége a szakma nagy seregszemléjére, akkor a legfőbb cél a tanulás, az ismerkedés lehet. Elvégre okos, tájékozott emberek mondanak fontos dolgokat a szakmáról. A fiatal munkatárs megismerheti az arcokat, előbb csak az előadókét, de akár a résztvevők közül is többekkel dialógusba keveredhet. Sokat dob ezen, ha a konferencia kétnapos, és van benne esti „elhajlás” is. Utóbbi legfőbb jellemzője, hogy mindenki iszonyú jól érzi magát, kivéve a haknizást vállaló sztárelőadót, aki megszokta, hogy a saját koncertjein a rajongók majd megvesznek, és nehezen viseli, hogy a szakmai eseményen csak háttérzajt szolgáltathat a beszélgetéshez, ismerkedéshez.

Egy idősebb, vezető pozícióban levő iparági szakembernek már nem feltétlenül fér bele másfél-két nap a feszes időbeosztásában. Neki vélhetően már nem a tudás pótlólagos megszerzése a célja, inkább az, hogy jó sok kötetlen networking-lehetőség legyen, koncentráltan lehessen beszélgetni az iparág szereplőivel, a szakmai partnerekkel.

Egy állami szereplő vagy politikus lehet, hogy csak le szeretné tudni az illendő találkozást a szakmával, az elvárt társadalmi vitát, „lám, itt vagyok, lehet velem beszélni, vicces vagyok, részt vettem veletek a konferencián”.
Az újságíró, mint magam, elsősorban témákra vadászik, azt nézi, hogy mit lehet majd ebből megírni, találkozókat beszél meg: „Ez meg az érdekelne, a jövő héten egy kávé mellett át tudjuk beszélni?”

Néhány mesterfogás
Mindezeket leírva általános paramétereket látunk, de vajon mitől sikerül az egyik program jobban, mint a másik? A kérdés nem könnyű, az a legfontosabb, vagyis a kötelező alap, hogy minden jól szervezett legyen, utána jönnek azok a pluszok, hogy a szakma megszeresse az eseményt. Aztán ha egyszer vagy kétszer jól sikerül, akkor híre kel, és lassan már senki nem teheti meg, hogy ne vegyen részt rajta.

A szakmai program nagyon fontos, de ugyanilyen lényeges, hogy sokan eljöjjenek, ráadásul ne lézengő semmittevők, hanem a szakma krémje. Hogy lehet ezt elérni?

Semmivel nem lehet jobban megbántani egy fizetős konferenciavendéget annál, mint amikor másodrangú vendégként van kezelve. Néhány szervező próbálkozik olykor azzal, hogy az előadókat csak a szponzorokkal engedi össze, VIP-ebédlőt nyit, különböző színű badge-ekkel operál. Akit így hátrasorolnak, az felbőszül, nem valószínű, hogy még egyszer esélyt ad az eseménynek.

Az is végtelenül irritáló, amikor valaki befizet hetven-nyolcvanezer forintot, izgalmas előadásokat lát, például törvényi hivatkozásokkal, majd a szervezők nem teszik lehetővé számára, hogy ezeket a későbbiekben is megtalálja. Az emberek szeretnek önfeledten figyelni, de később szívesen ellenőriznék a hallottakat.

Sajnos a díszvendégek sokszor csak elmondják a beszédüket, majd azzal a lendülettel elhagyják az eseményt. Sokan azért jönnek el, hogy találkozzanak a miniszterrel, ha ő erre nem ad esélyt senkinek, az csalódást kelthet. A szervezők nem tudják ott tartani a nagy embert, de megpróbálhatják. Jó módszer például, ha megkérjük az előadót, hogy vegyen részt egy panelbeszélgetésben is, és a két programpont között van egy kávészünet.

Végül nagyon fontos, hogy a szakmai programban legyenek előadások és panelbeszélgetések is. Az interakció mindig jó, de az is szükséges, hogy legyenek olyan előadók, akik készültek, akik előzetesen alaposan átgondolták a témáikat.

A legjobb események
Gazdasági újságíróként három őszi esemény kapcsán szeretném bemutatni, hogy mitől éreztem úgy mostanában gazdasági konferenciákon, hogy megérte a pénzt egy rendezvény. Gyorsan megjegyzem, hogy ez képletes kifejezés volt, hála a Jóistennek, az újságírókat jellemzően örömmel látják ingyen is az ilyen eseményeken, mert a szponzorok, az előadók örömmel veszik, ha van nyoma a fórumuknak a sajtóban.

Szándékosan három különböző típusú eseményt választottam, amelyeket mindjárt be is mutatnék, de előtte néhány közös „jókonferencia-kritériumra” is kitérnék.

A konferenciák figyelemgazdasága röviden annyi, hogy semmi nem működik, ami papírszagú és unalmas. Joggal várjuk el, hogy senki ne olvassa fel nekünk a jogszabályokat, mert megtaláljuk őket mi is, ne okoskodjon senki végeláthatatlanul, mert mindig mindenki jól szeretné érezni magát. Színes, szellemes, tartalmas, ha kell, megdöbbentő tényeket, előadásokat, éles vitákat szeretünk. Ha három percre leül valami, előkerülnek a mobilok, és az előttünk ülő vendég széktámlája mögött olvasni kezdjük a leveleinket.

És akkor jöjjenek az események! Az első egy globális, elgondolkodtató, „big picture”-szerű topesemény, a második egy remekül eltalált iparági sorakozó, a harmadik pedig egy kicsit szárazabb, de egy szakmán belül elengedhetetlen összejövetel.

Lehetnénk akár New Yorkban is
Az első eseményt október 4-én szervezték, ez volt a VIII. CFA Central and Eastern European (CEE) Regional Investment Conference a Pesti Vigadóban. A térség legképzettebb pénzügyi szakemberei Budapesten tartották regionális konferenciájukat. Az volt az alapjellemzője, hogy ez a világliga csúcsa. Képzeljünk el egy olyan eseményt, amelyet a nemzetközi tőkepiac és közgazdaságtan olyan előadói emelnek magasra, mint Mark Mobius, a legismertebb feltörekvő piaci befektető – aki annyira megszállottan munkamániás, hogy a legenda szerint karácsonykor mindig Tokióban van, ott nincs ünnep, tud dolgozni – és Tomáš Sedláček cseh sztárközgazdász, akinek A jó és a rossz közgazdaságtana című könyvét a fél világon olvasták, több tucat nyelven kiadták.

Az előadókat és a résztvevőket természetesen megfogta a Pesti Vigadó impozáns épülete, maga Mark Mobius is azt mondta, hogy talán még életében nem adott elő ilyen szép teremben, ami nem kis szó, hiszen a 83 éves szakember egész évben járja a világot, keresi a befektetéseket, illetve prezentál.

Aki egy ilyen eseményen részt vesz, joggal érezheti úgy, hogy valami nagyon fejlett pénzügyi központban jár. Mindenki tökéletes angollal kommunikál, felkészült, nemcsak eljön, hanem remek prezentációkkal érkezik, sok a tartalom, a gondolat, melyek általában egyáltalán nem regionálisak. Mindenki úgy érezheti, hogy bárhol lehetne az esemény a világban, minden nagyon színvonalas.

Budapest szakmai konferencia mesterei
November 7-én rendezték a pesti Marriottban a Portfolio Energy Investment Forum elnevezésű eseményt. Ha valaki – a Portfolio.hu – képes volt megteremteni magáról azt az imázst, hogy kiválóan összeválogatott programot és előadókat, az előadásoknak és a moderált vitáknak egy megfelelő keverékét nyújtja, akkor erre az iparági emberek már tudnak készülni, bátrabban regisztrálhatnak. Rendkívül színvonalas előadások hangzottak el, a program ezúttal is ügyes ötvözete volt a neves állami (Kadeják Péter államtitkár), a rangos nemzetközi (a külföldi résztvevők mellett idesorolható Varró László, a Nemzetközi Energiaügynökség vezető közgazdásza is) és a sok céges előadónak (a hazai energetikai szakma sok csúcsvezetője volt jelen, így a Met, az MVM, az Opus Global, a Mol magas rangú emberei).

A rutin sokat segít. Az, hogy nevezett esemény november 7-én zajlott, nem az egykor ünnepelt NOSZF miatt volt kritikus, hanem mert ekkor látogatott Budapestre Recep Tayyip Erdoğan török államfő. Ezért vagy másért, de olykor késtek volna az előadók, a szervezők mégis tudták tartani a menetrendet minimális cserékkel.

A Portfolio.hu egyedül a konferencia utógondozásában volt gyenge, nem volt képes elküldeni az előadók prezentációit. Ezzel ugyan nem zártak el teljesen az információtól, a kellemetlen közjáték azért adott némi munkát, mert az előadóktól egyesével kellett elkérnem a prezentációikat.

Egy szűk klub fontos eseménye
Végezetül álljon itt egy példa arra, hogy milyen egy kifejezetten jól sikerült esemény akkor, ha nem feltétlenül a külvilágnak, a médiának vagy a szélesebb közönségnek szól, de egy szűk körnek nagyon fontos. A Magyar Biztosítók Szövetsége (Mabisz) minden évben rendez egy eliteseményt, amelynek 2019-ben is a Corinthia Hotel volt a helyszíne, november 21-én.
A nagy gazdasági konferenciák között vannak ilyen, visszatérő helyszínen rendezett események, köztük nagy informatikai, média- és biztosításközvetítői konferencia is a siófoki Hotel Azúrban – már a helyszín is jelzi, hogy ezek többnapos események. A Közgazdász-vándorgyűlésen, a gázipar éves nagy seregszemléjén pedig az a koncepció, hogy városról városra költözik a – jellemzően vidéki – konferencia. Érveket a kiszámíthatóság és a változatosság mellett is fel lehet hozni.

Visszatérve a Mabisz-eseményre: ez a rendezvény tipikusan szakmai, itt a biztosítási iparág szereplői beszélik meg ügyes-bajos dolgait, díjazzák egymást, megcsodálják a fiatalok fintech (akarom mondani: insurtech) ötleteit. Mindenki jelen van a szakmából, aki fontos, és nagyon jól meg van szervezve az esemény. Nem kifejezetten újságíróbarát, mert bár évről évre eljön Varga Mihály pénzügyminiszter, akinek a szavaira minden komolyabb gazdasági és politikai lap és portál odafigyel, a témaválasztás olykor kifejezetten belterjes. Az idei eseményen például az ügyfélélmény volt fókuszban, amely azért nem kifejezetten a „breaking news” kategóriája, bár a sok újdonság és a neves külföldi előadók adtak bőven témát a biztosítások iránt érdeklődőknek.