Nem lehet tömegrendezvény augusztus 15-ig

Semmilyen tömegrendezvényt, így az 500 fő alattiakat sem engedélyezik Magyarországon augusztus 15-ig a koronavírus-járvány miatt – mondta a kormányszóvivő az M1 közszolgálati tévécsatornán.

Szentkirályi Alexandra a műsorvezető kérdésére azt közölte, fontos pontosítást szeretne tenni: a rendezvények tilalma az egész országra – tehát nemcsak Budapestre és Pest megyére -, és az 500 fő alattiakra is vonatkozik.
Elmondta azt is, az elmúlt hetek erőfeszítései elegendőek voltak arra, hogy ennél súlyosabb helyzetre is felkészüljön az egészségügy, ennek tükrében indokolt, hogy – Budapesten és Pest megyén kívül – bizonyos járványügyi korlátozásokat enyhítsenek jövő hétfőtől.

Hozzátette, ez azt jelenti, hogy vidéken például a vendéglátóhelyek teraszai, kerthelyiségei, vagy az állatkertek, a fürdők és a strandok kinyithatnak.

Elmondta azt is, a kormány folyamatosan monitorozza a fertőzöttek területi eloszlását, ez alapján határozták meg, hogy hol szüntetik meg a kijárási korlátozásokat és hol nem. Hozzáfűzte, hogy a számok – amelyeket jövő héttől publikálni fognak – azt támasztják alá, hogy Budapesten és Pest megyében nagyobb arányban vannak jelen a fertőzöttek, s több a vírus okozta halálozás is.

A kormányszóvivő arra kért mindenkit, hogy ha teheti, akkor töltse itthon a nyaralását, ezzel támogassa a turisztikai és vendéglátási szektorban dolgozó 400 ezer ember munkáját is.

Így indul az év a rendezvényiparban

Öt-hat éve a január-február szinte holtszezonnak számított a rendezvényszervezői szakmában, ma viszont szépen telik a naptár a rendezvénycégek és -helyszínek noteszeiben. Sok eseményt kimentenek a karácsonyi őrületből a nyugodtabb időszakra, számos megbízó pedig a kedvezőbb árakat veszi figyelembe, amikor az év eleje mellett dönt. Újvári Miklós kérdezett körbe, milyen is az év első két hónapja a rendezvényszervezőknél és a helyszíneken.

„Egyre inkább jellemző, hogy partnereink a zsúfolt év vége helyett évindító eseményeket tartanak, mind több nagy létszámú rendezvény kerül át a decemberről januárra” – fogalmaz Nagy Csaba, a Budapest Party Service Kft. értékesítési igazgatója. – Ennek egyik oka, hogy termeik a decemberi kiemelt bérleti költség akár ötven százalékáért megszerezhetők. Ám más szempontok is szólnak az év eleje mellett: a lencsepartik és céges évfordulók esetében sokkal könnyebb a szervezés és a lebonyolítás is ebben az időszakban. Kevesebb a stressz, és budapesti helyszínek esetében javul a megközelíthetőség, kisebbek a forgalmi dugók. Nincs kapkodás, kényelmesen elkészülnek a céges ajándékok.” A vendégek számára is jóval előnyösebb az év eleji időszak, hisz decemberben minden vállalat, szervezet le van terhelve az év végi zárásokkal, jelentésekkel, beszámolókkal, ami kiegészül az otthoni teendőkkel. Januárban viszont már egy kipihent, feltöltődött vendégsereg nem kötelező jelleggel éli meg az eseményt, hanem jóval felszabadultabban – teszi hozzá Nagy Csaba.

Nem csökkennek a beszállítói árak
Árnyalja a képet Covrig Szilvia, Max & Future Kft. rendezvényszervezési üzletágvezetője. Úgy látja, hogy az év eleje mindig kicsit lazább, mint a többi része. Ennek legfőbb oka, hogy egy január-februári eseményt már érdemes októberben vagy novemberben előkészíteni, de az ügyfeleknek olyan sűrű az év végi időszaka, hogy kevesebb idejük van egy jövő év eleji rendezvénnyel foglalkozni. Aki január elején kezd el szervezni, annak gyakran március-áprilisra tolódik az eseménye.

Covrig Szilvia azt tapasztalja, hogy a beszállítói árak minden évben növekednek, ennek fő oka a munkaerőhiány. „A legnagyobb problémát az okozza, hogy nehéz már embert találni, aki megfőzi a rendezvényre szánt menüsort, aki felszolgálja, továbbá hoszteszt, aki köszönti a vendégeket, technikai személyzetet, aki biztosítja a rendezvény színvonalas technikai hátterét. Így a beszállítóink is kénytelenek évről évre emelni az áraikon, mert folyamatosan emelkednek a munkabérek is.”

„A beszállítói áraink az állandó partnereinkkel nem csökkennek az év eleji időszakban – erősíti meg Győrfi Krisztián, Special Event Budapest Kft. ügyvezetője és partnere. – Leginkább talán a helyszínek kapcsán lehet kismértékű elmozdulás, de ez sem meghatározó tapasztalataink szerint. A legtöbb beszállítóval éves keretszerződött árakon dolgozunk, így egész évben ugyanazok a beszerzési áraink. Persze könnyebb egy eseményre helyszínt találni, de alapvetően nincs különbség a szervezési folyamatok nehézségében.”

Nem üres hónap a rendezvényszervezőnek
„Nem igazán nevezném ma már holtszezonnak az év eleji időszakot. Lehet hogy lebonyolítandó munkából kevesebb van, de a tavaszi munkák előkészülete, a tenderek már javában zajlanak – feleli kérdésünkre Végh Tamás, a Bo – Live Branding Agency operatív vezetője. – Nem gondolom, hogy lenne különbség aközött, hogy ősszel vagy a január-februári időszakban van a rendezvény. Pár egyedi kivételtől eltekintve a beszállítói árak sem változnak, de szerintem ez így van rendjén. Az év eleji időszak kezd felzárkózni az év többi részéhez. Talán azt lehet nehézségnek tekinteni, hogy a felkérések, tenderek – vagyis az év eleji munkák kezdete – az őszi-téli időszakra tehetők, amely időszak viszont kiugrik az év többi szakaszából, ilyenkor sokkal leterheltebbek vagyunk. Az sem könnyíti meg a szervezést, hogy az év végi ünnepek alatt, között szinte mindenki csökkentett üzemmódba kapcsol, illetve hogy az április, májusi munkák szervezésének kezdete is az év elejére tehető. Így ebben az időszakban a kapacitástervezés nagyobb odafigyelést igényel.”

Csapatépítő tréninget is tartanak télen
Az évindító meetingek mellett erőteljes növekedés figyelhető meg a csapatépítő tréningek tekintetében is. Öt-hat évvel ezelőtt a csapatépítők még főként a tavaszi és őszi hónapokban voltak, az elmúlt esztendőkben elmosódni látszik ez az éles határvonal, és már a februári hónapokban költenek erre a cégek. A rendezvényszervezői piacon jelen lévő beszállítók több lehetőséget kínálnak ebben az időszakban, melyek ára a főszezonhoz képest kedvezőbb. Ugyanez jellemzi a szolgáltatási díjak alakulását is.
Petőné Parádi Judit és Vabják Kitti, a Euroshow Kft. vezetői azt mondják, azon társaságok számára, amelyek decemberben nem fektettek hangsúlyt a céges karácsony szervezésére, több alkalommal ajánlottak úgynevezett újévköszöntő rendezvényeket, amelyeken az újévi lendületre, az előttük álló hosszú távú célok megvalósítására fókuszáló elegáns összejövetelekkel alapozták meg az adott évet. „Az év eleji kick-off meetingek (projektindító, hosszabb ciklust megalapozó találkozók – a szerk.) minden cég életében szinte kötelező jelleggel jelen vannak. Figyelmet fordítunk arra, hogy partnereink figyelmét ráirányítsuk arra: sokkal hatékonyabbá tehetik a munkafolyamatokat, növelhetik a dolgozói elégedettséget, ha ezeket az évindító beszélgetéseket olyan külső helyszínre helyezik át, ahol a szakmaiság mellett közös élményszerzésre is lehetőség nyílik. Ezáltal motivált, jól együttműködni tudó csapattal vághatnak neki az adott évi céloknak, terveknek.”

Nem okoz gondot megtölteni januárban és februárban a budapesti MOM sport- és rendezvényközpontot sem. „Az év eleji pangás elkerülésének egyik legfőbb eszköze lehet az, ha a cégek kimozdítják az alkalmazottakat a megszokott, még karácsonyillatú kényelemből. Egy profi, az év közbeni nagy eseményekkel egyenrangú kick-off rendezvény jó eszköz lehet a munka felpörgetésére – mutat be egy lehetséges megoldást Regőczi Balázs, a MOM rendezvényigazgató-helyettese. – A rendezvényszervezői piac jellemzően visszaeső érdeklődéssel számol az év elei időszakban. Helyszínek esetében jellemző, hogy január-februárban főképp olyan rendezvények valósulnak meg, melyeket valami miatt decemberben nem tudtak megtartani.”

Jól járhatnak a későn kapcsolók
Nem biztos, hogy rosszul jár az az ügyfél, aki későn állt neki az év végi eseménye feladatainak, és nem kapott termet, technikát, felszerelést a programjára. Ekkor érdemes év eleji dátumot választani, mondja Mesterházy Dániel, az Inspire Rendezvényügynökség Kft. ügyvezetője. „Nagy árzuhanást az utóbbi években nem tapasztalunk, éppen ellenkezőleg – teszi hozzá. – Egyedül a helyszínek esetében vannak eseti akciók, amelyek így próbálnak vonzóbbá válni a holtszezonban, arra csábítják az ügyfeleket, hogy a karácsonyi dömping helyett évindító januári eseményt szervezzenek. De azt hozzá kell tenni, hogy a helyszínek februárra is már telítődnek, főleg az 500 fő befogadására képes helyek. A többi szolgáltatás árában nem érzékelhető változás, az évváltás kapcsán inkább áremelkedésekkel kalkulálnak a növekvő bér- és üzemi költségek miatt. Viszont a kiemelt szezonhoz képest gyorsabb kommunikációra, ajánlatadásra számítunk.”

Nincs kötelező jókedv, csak spontán buli
Ami az esküvők esetében a vasárnap és a tél, az a céges buliknak a január és a február – így vélekedik a Discofever két alapítója, Hamerli Tibor és Polyák Gyula. A Discofever huszonöt éve szolgáltat zenét, műsorvezetést, ceremóniamestert céges rendezvényeken, és a mostani tapasztalatuk, hogy kisimul a naptár. „Klasszikus holtszezonról egyre kevésbé beszélhetünk. Leginkább a novemberi, illetve a januártól áprilisig tartó időszak esetében csökken a megkeresések száma, bár a február ez alól egy kicsit kivétel a farsangi rendezvények miatt. Az év elején nincs kötelező jókedv, mint szilveszterkor, csak spontán, sokszor nem is várt buli, amely összehozza a kollégákat a nagy feladatok előtt. Jobb termeket, jobb menüket lehet ilyenkor olcsóbban megszerezni, és mi, jlletve műsorszolgáltató kollégáink is könnyebben elérhetők” – mondják a discofeverösök.

„A január erős, a februárra rá kell dolgozni”
Hogy ne csak budapesti véleményeket gyűjtsünk, Debrecenben is érdeklődtünk. A Hotel Lyciumban és a Kölcsey Központban élénk üzleti életről számoltak be az év első hónapjával kapcsolatban. „Érdekes módon a január kifejezetten erős, ezzel szemben a februárra már rá kell dolgozni” – összegez Szerdi Zsuzsanna szállodaigazgató. Ahogy felébred az év végi téli álomból az ország, nagyjából január második hetében újra beindulnak a rendezvények. „Erre az időszakra a komolyabb megkeresésekre már az előző évben, két-három hónappal korábban sor kerül. A bérleti díjak ilyenkor szolidabbak, a szolgáltatásárakat az év első két hónapjában még az előző évi szinten tartjuk, márciustól alkalmazzuk az újakat” – mondja Szerdi Zsuzsanna.

Az év elejének alapforgalmát a szokásos hétvégi báli események adják, a konferenciáknak, meetingeknek pedig kedvezményes szolgáltatás-igénybevételt ajánlanak. „Mindig igyekszünk új, csalogató elemeket csempészni kínálatunkba. Idén a tetőterasz kínálta páratlan helyszínt reklámozzuk a Nagytemplom és a téli Debrecen panorámájával, forralt bor és sült gesztenye kíséretében.”

Mire adnak pénzt a szponzorok?

Megtalálni a kapcsolatot az esemény és a márka között – ez az egyik legfontosabb szempontja a nagy cégeknek, amikor rendezvénytámogatásokról döntenek. Továbbra is vonzó a névadó szponzori cím nagy elérésű eseménynél, a logókihelyezés viszont a multiknak már kevés. Ugyan sok megkeresés érkezik hozzájuk, ők is aktívan válogatnak az eseménykínálatból. Újvári Miklós körképe a szponzorációs döntések hátteréről.


„Szponzorációs stratégiánk középpontjában a zene és a sport áll” – mondja Sántha Tamás, a Magyar Telekom Márka- és Lakossági Kommunikációs Igazgatóságának márkaaktivációs osztályvezetője. A kiválasztásnál fontos szempont, hogy megtalálják a kapcsolatot a rendezvény és a márka között, hogy megfelelően be tudják mutatni a legfontosabb üzeneteiket, illetve hogy a releváns célcsoportokat elérjék.

Telekom: A fő szempont, mennyire tudjuk a márkát helyben aktiválni
A cég idei súlypontjai a Telekom Volt fesztiválon és a Strand fesztiválon, illetve az ezek köré szerveződő saját eseményeken voltak. Szintén a zenéhez kapcsolódik a Telekom Electronic Beats, amely saját szervezésű program, és több eseményt foglal magába. A sport területén a társaság Veszprém kézilabdacsapatának és a Ferencváros labdarúgócsapatának mérkőzésein jelenik meg, elsősorban helyszíni aktivációval és online kommunikációval. Nagy és komplex kommunikáció kísérte idén is a Telekom Vivicittàt a tavaszi Tettek hálózata kampány részeként.

„Számos megkeresés érkezik, de sokszor előfordul, hogy saját magunk találunk ki eseményeket, vagy aktívan keresünk olyan létező eseményt, amelyet jól tudunk párosítani a márkaüzeneteinkkel” – árulja el Sántha Tamás a döntések hátteréről. Az elsődleges szempont az, hogy mennyire tudják építeni a Telekom márkát az adott eseményen, mennyire illeszkedik az esemény a márkához, mennyire tudják azt aktiválni,milyen nagyságú és minőségű elérést biztosít az esemény.

Az osztályvezető a megfelelő stratégiáról úgy fogalmaz: „A láthatóságban, logóelhelyezésben már nem igazán hiszünk, ennél jóval többre vágyunk. Igyekszünk olyan eseményeket támogatni, ahol a legnagyobb támogató lehetünk, a lehető leghangsúlyosabb megjelenéssel. A névadó szponzori cím nagyon értékes lehet, ezzel persze érdemes óvatosan bánni, hisz hosszú távon a két brand egyesül, és egy új brandet hoz létre saját értékekkel, amelyek az eredeti márkákat is jelentősen befolyásolhatják. Fontos továbbá, hogy ne álljunk meg a helyszíni aktivációnál, ennél többet hozzunk ki az eseményekből: kapcsoljuk őket kampányhoz, fűzzük össze őket más eseményekkel, kommunikáljunk róluk bármilyen egyéb csatornákon, aktiváljuk a fogyasztókat, vonjuk be őket, legyen minél interaktívabb a kommunikáció.”

Kíváncsi vagy, hogy mi a MOL, a Mastercard, a Spar és a Wizz Air gyakorlata? Folytatás az Event Magazin 2019. őszi számában. Keresd a nagyobb újságárusoknál vagy fizess elő itt kedvezményesen online. >>>