Aki gyakran jár konferenciákra, az pontosan tudja, hogy valamiért látszólag azonos objektív paraméterek mellett is széttart a mezőny, vannak nagyon jó és teljesen használhatatlan események. A minőség alapvetően szervezés és munka kérdése, igaz a szikra bármitől belobbanhat, aminek jó esetben pezsgés, rossz esetben merő unalom a következménye. Brückner Gergely három őszi konferenciát elemez látogatói szemmel.

Milyen a jó konferencia? A válasz, azt hiszem, elég egyértelműen csak visszakérdezés lehet: mármint kinek milyen a jó konferencia? Hiszen egészen mások lehetnek a látogatók elvárásai.

Ha egy fiatal munkatársat befizeti a cége a szakma nagy seregszemléjére, akkor a legfőbb cél a tanulás, az ismerkedés lehet. Elvégre okos, tájékozott emberek mondanak fontos dolgokat a szakmáról. A fiatal munkatárs megismerheti az arcokat, előbb csak az előadókét, de akár a résztvevők közül is többekkel dialógusba keveredhet. Sokat dob ezen, ha a konferencia kétnapos, és van benne esti „elhajlás” is. Utóbbi legfőbb jellemzője, hogy mindenki iszonyú jól érzi magát, kivéve a haknizást vállaló sztárelőadót, aki megszokta, hogy a saját koncertjein a rajongók majd megvesznek, és nehezen viseli, hogy a szakmai eseményen csak háttérzajt szolgáltathat a beszélgetéshez, ismerkedéshez.

Egy idősebb, vezető pozícióban levő iparági szakembernek már nem feltétlenül fér bele másfél-két nap a feszes időbeosztásában. Neki vélhetően már nem a tudás pótlólagos megszerzése a célja, inkább az, hogy jó sok kötetlen networking-lehetőség legyen, koncentráltan lehessen beszélgetni az iparág szereplőivel, a szakmai partnerekkel.

Egy állami szereplő vagy politikus lehet, hogy csak le szeretné tudni az illendő találkozást a szakmával, az elvárt társadalmi vitát, „lám, itt vagyok, lehet velem beszélni, vicces vagyok, részt vettem veletek a konferencián”.
Az újságíró, mint magam, elsősorban témákra vadászik, azt nézi, hogy mit lehet majd ebből megírni, találkozókat beszél meg: „Ez meg az érdekelne, a jövő héten egy kávé mellett át tudjuk beszélni?”

Néhány mesterfogás
Mindezeket leírva általános paramétereket látunk, de vajon mitől sikerül az egyik program jobban, mint a másik? A kérdés nem könnyű, az a legfontosabb, vagyis a kötelező alap, hogy minden jól szervezett legyen, utána jönnek azok a pluszok, hogy a szakma megszeresse az eseményt. Aztán ha egyszer vagy kétszer jól sikerül, akkor híre kel, és lassan már senki nem teheti meg, hogy ne vegyen részt rajta.

A szakmai program nagyon fontos, de ugyanilyen lényeges, hogy sokan eljöjjenek, ráadásul ne lézengő semmittevők, hanem a szakma krémje. Hogy lehet ezt elérni?

Semmivel nem lehet jobban megbántani egy fizetős konferenciavendéget annál, mint amikor másodrangú vendégként van kezelve. Néhány szervező próbálkozik olykor azzal, hogy az előadókat csak a szponzorokkal engedi össze, VIP-ebédlőt nyit, különböző színű badge-ekkel operál. Akit így hátrasorolnak, az felbőszül, nem valószínű, hogy még egyszer esélyt ad az eseménynek.

Az is végtelenül irritáló, amikor valaki befizet hetven-nyolcvanezer forintot, izgalmas előadásokat lát, például törvényi hivatkozásokkal, majd a szervezők nem teszik lehetővé számára, hogy ezeket a későbbiekben is megtalálja. Az emberek szeretnek önfeledten figyelni, de később szívesen ellenőriznék a hallottakat.

Sajnos a díszvendégek sokszor csak elmondják a beszédüket, majd azzal a lendülettel elhagyják az eseményt. Sokan azért jönnek el, hogy találkozzanak a miniszterrel, ha ő erre nem ad esélyt senkinek, az csalódást kelthet. A szervezők nem tudják ott tartani a nagy embert, de megpróbálhatják. Jó módszer például, ha megkérjük az előadót, hogy vegyen részt egy panelbeszélgetésben is, és a két programpont között van egy kávészünet.

Végül nagyon fontos, hogy a szakmai programban legyenek előadások és panelbeszélgetések is. Az interakció mindig jó, de az is szükséges, hogy legyenek olyan előadók, akik készültek, akik előzetesen alaposan átgondolták a témáikat.

A legjobb események
Gazdasági újságíróként három őszi esemény kapcsán szeretném bemutatni, hogy mitől éreztem úgy mostanában gazdasági konferenciákon, hogy megérte a pénzt egy rendezvény. Gyorsan megjegyzem, hogy ez képletes kifejezés volt, hála a Jóistennek, az újságírókat jellemzően örömmel látják ingyen is az ilyen eseményeken, mert a szponzorok, az előadók örömmel veszik, ha van nyoma a fórumuknak a sajtóban.

Szándékosan három különböző típusú eseményt választottam, amelyeket mindjárt be is mutatnék, de előtte néhány közös „jókonferencia-kritériumra” is kitérnék.

A konferenciák figyelemgazdasága röviden annyi, hogy semmi nem működik, ami papírszagú és unalmas. Joggal várjuk el, hogy senki ne olvassa fel nekünk a jogszabályokat, mert megtaláljuk őket mi is, ne okoskodjon senki végeláthatatlanul, mert mindig mindenki jól szeretné érezni magát. Színes, szellemes, tartalmas, ha kell, megdöbbentő tényeket, előadásokat, éles vitákat szeretünk. Ha három percre leül valami, előkerülnek a mobilok, és az előttünk ülő vendég széktámlája mögött olvasni kezdjük a leveleinket.

És akkor jöjjenek az események! Az első egy globális, elgondolkodtató, „big picture”-szerű topesemény, a második egy remekül eltalált iparági sorakozó, a harmadik pedig egy kicsit szárazabb, de egy szakmán belül elengedhetetlen összejövetel.

Lehetnénk akár New Yorkban is
Az első eseményt október 4-én szervezték, ez volt a VIII. CFA Central and Eastern European (CEE) Regional Investment Conference a Pesti Vigadóban. A térség legképzettebb pénzügyi szakemberei Budapesten tartották regionális konferenciájukat. Az volt az alapjellemzője, hogy ez a világliga csúcsa. Képzeljünk el egy olyan eseményt, amelyet a nemzetközi tőkepiac és közgazdaságtan olyan előadói emelnek magasra, mint Mark Mobius, a legismertebb feltörekvő piaci befektető – aki annyira megszállottan munkamániás, hogy a legenda szerint karácsonykor mindig Tokióban van, ott nincs ünnep, tud dolgozni – és Tomáš Sedláček cseh sztárközgazdász, akinek A jó és a rossz közgazdaságtana című könyvét a fél világon olvasták, több tucat nyelven kiadták.

Az előadókat és a résztvevőket természetesen megfogta a Pesti Vigadó impozáns épülete, maga Mark Mobius is azt mondta, hogy talán még életében nem adott elő ilyen szép teremben, ami nem kis szó, hiszen a 83 éves szakember egész évben járja a világot, keresi a befektetéseket, illetve prezentál.

Aki egy ilyen eseményen részt vesz, joggal érezheti úgy, hogy valami nagyon fejlett pénzügyi központban jár. Mindenki tökéletes angollal kommunikál, felkészült, nemcsak eljön, hanem remek prezentációkkal érkezik, sok a tartalom, a gondolat, melyek általában egyáltalán nem regionálisak. Mindenki úgy érezheti, hogy bárhol lehetne az esemény a világban, minden nagyon színvonalas.

Budapest szakmai konferencia mesterei
November 7-én rendezték a pesti Marriottban a Portfolio Energy Investment Forum elnevezésű eseményt. Ha valaki – a Portfolio.hu – képes volt megteremteni magáról azt az imázst, hogy kiválóan összeválogatott programot és előadókat, az előadásoknak és a moderált vitáknak egy megfelelő keverékét nyújtja, akkor erre az iparági emberek már tudnak készülni, bátrabban regisztrálhatnak. Rendkívül színvonalas előadások hangzottak el, a program ezúttal is ügyes ötvözete volt a neves állami (Kadeják Péter államtitkár), a rangos nemzetközi (a külföldi résztvevők mellett idesorolható Varró László, a Nemzetközi Energiaügynökség vezető közgazdásza is) és a sok céges előadónak (a hazai energetikai szakma sok csúcsvezetője volt jelen, így a Met, az MVM, az Opus Global, a Mol magas rangú emberei).

A rutin sokat segít. Az, hogy nevezett esemény november 7-én zajlott, nem az egykor ünnepelt NOSZF miatt volt kritikus, hanem mert ekkor látogatott Budapestre Recep Tayyip Erdoğan török államfő. Ezért vagy másért, de olykor késtek volna az előadók, a szervezők mégis tudták tartani a menetrendet minimális cserékkel.

A Portfolio.hu egyedül a konferencia utógondozásában volt gyenge, nem volt képes elküldeni az előadók prezentációit. Ezzel ugyan nem zártak el teljesen az információtól, a kellemetlen közjáték azért adott némi munkát, mert az előadóktól egyesével kellett elkérnem a prezentációikat.

Egy szűk klub fontos eseménye
Végezetül álljon itt egy példa arra, hogy milyen egy kifejezetten jól sikerült esemény akkor, ha nem feltétlenül a külvilágnak, a médiának vagy a szélesebb közönségnek szól, de egy szűk körnek nagyon fontos. A Magyar Biztosítók Szövetsége (Mabisz) minden évben rendez egy eliteseményt, amelynek 2019-ben is a Corinthia Hotel volt a helyszíne, november 21-én.
A nagy gazdasági konferenciák között vannak ilyen, visszatérő helyszínen rendezett események, köztük nagy informatikai, média- és biztosításközvetítői konferencia is a siófoki Hotel Azúrban – már a helyszín is jelzi, hogy ezek többnapos események. A Közgazdász-vándorgyűlésen, a gázipar éves nagy seregszemléjén pedig az a koncepció, hogy városról városra költözik a – jellemzően vidéki – konferencia. Érveket a kiszámíthatóság és a változatosság mellett is fel lehet hozni.

Visszatérve a Mabisz-eseményre: ez a rendezvény tipikusan szakmai, itt a biztosítási iparág szereplői beszélik meg ügyes-bajos dolgait, díjazzák egymást, megcsodálják a fiatalok fintech (akarom mondani: insurtech) ötleteit. Mindenki jelen van a szakmából, aki fontos, és nagyon jól meg van szervezve az esemény. Nem kifejezetten újságíróbarát, mert bár évről évre eljön Varga Mihály pénzügyminiszter, akinek a szavaira minden komolyabb gazdasági és politikai lap és portál odafigyel, a témaválasztás olykor kifejezetten belterjes. Az idei eseményen például az ügyfélélmény volt fókuszban, amely azért nem kifejezetten a „breaking news” kategóriája, bár a sok újdonság és a neves külföldi előadók adtak bőven témát a biztosítások iránt érdeklődőknek.

Egy rendezvény megszervezése számos adatvédelmi kérdést vet fel, közöttük hangsúlyosan a kép- és hangfelvétel készítésének témáját. Szervezőként meg szeretnénk mutatni a munkánkat a külvilágnak, esetleg marketingkampányt is építenénk rá. Hogyan tehetjük ezt jogszerűen? Móricz Ildikó ügyvéd foglalja össze a legfontosabbakat.

Az alapszabály az, hogy rendezvényünkön másról fotót vagy videófelvételt akkor készíthetünk és használhatunk fel, ha a felvétel alanya hozzájárult. Nem kell írásbelinek és kifejezettnek lennie, elég a ráutaló magatartás is. Fontos, hogy az elkészítés mellett a felhasználásához is kell hozzájárulás. A ráutaló magatartásra való hivatkozáshoz ajánlatos jól látható és olvasható módon tájékoztatni a résztvevőket a felvételek készítésének tényéről és a célzott felhasználásukról. Biztosítani kell őket arról is, hogy utólag tiltakozhassanak a felvételek felhasználása ellen.

Ha kifejezetten reklámcélból szeretnénk felhasználni a felvételeket, mindenképp kérjünk kifejezett és utólag is bizonyítható hozzájárulást (írásban) a résztvevőktől.

Az emberi méltóságot vagy jó hírt sértő képek nem használhatók fel akkor sem, ha a kép készítésekor nem tiltakoznak ellene, ezért bánjunk óvatosan a céges bulikon éjfél után készült képekkel!

Jelezheti a műsorvezető is
Adatvédelmi szempontból az a legfontosabb, hogy ha tudunk, kérjünk – utólag is bizonyítható – hozzájárulást. Amennyiben erre nincs lehetőségünk, az adatvédelmi szabályok lehetővé teszik, hogy megfelelő tájékoztatás mellett felvételek készüljenek, ha az elkészítésük és felhasználásuk nem sérti az érintettek érdekeit.

Fontos, hogy minden résztvevő tájékoztatást kapjon az adatkezelés körülményeiről: ki kezeli a felvételeket, kik férnek hozzá, hogyan fogják felhasználni, és mennyi ideig tárolják őket. A résztvevőknek küldött meghívóhoz mellékelni kell ezt a tájékoztatást akár csatolmányként, akár linken keresztül.

Ha nem kérünk hozzájárulást a résztvevőktől, akkor is vannak olyan módszerek, amelyekkel egyértelművé tudják tenni, hogy készülhetnek-e róluk felvételek. Például az ülőhelyek megjelölésével (megkülönböztető szín használata), megfelelő karszalag viselésével, kifejezetten felvétel készítésére kijelölt területekkel ez jelezhető. Ha a rendezvénynek csak bizonyos részeiről készül felvétel, a műsorvezető is felhívhatja erre a figyelmet, és így aki nem szeretne szerepelni rajta, elkerülheti az adott területet, eseményt.

Fontos, hogy akiről felvétel készült, tiltakozhasson a felvételek kezelése – akár a tárolásuk, akár a felhasználásuk – ellen. A rendezvényt követően érdemes emailben felhívni a résztvevők figyelmét arra, hogy felvételek készültek, és határidőt tűzni az esetleges tiltakozáshoz. A határidő elteltével, ha az adatkezelési tájékoztatóban erről szó volt, a szervező közzéteheti a honlapján a rendezvényen készült felvételeket. Természetesen ha ez ellen az érintett tiltakozik, a fenti határidőn túl is köteles a szervező eltávolítani a felvételt a honlapról.

Az is fontos, hogy ne tároljuk indokolatlanul hosszú ideig a felvételeket. Egy-két hónapig tárolhatjuk őket például a honlapon való közzététel érdekében, ezt követően gondoskodni kell a törlésükről.

Marketingcél: több megkötés
A felvételek felhasználhatók arra, hogy a rendezvényről szóló beszámolókban megjelenjenek a szervező honlapján. Kifejezetten reklámcélból azonban, ahogy már említettem, csak akkor használjunk fel felvételt, ha ehhez az érintett utólag bizonyíthatóan hozzájárult.
A rendezvényen fellépő előadókkal, meghívottakkal szerződésben érdemes rögzíteni, hogy a rendezvényen felvételek készülnek, és hogy milyen módon kerül sor a felhasználásukra. Közéleti szereplőkről (akár celebekről) egyébként is készülhetnek felvételek a hozzájárulásuk nélkül, de ha már marketingjellegűvé válik a felhasználás, ahhoz az ő hozzájárulásuk is szükséges. Ezért célszerű egyértelműen rögzíteni velük megállapodásban a felvételkészítés körülményeit és az anyagok felhasználását.

Gyerekekről csak szülői hozzájárulással
Az olyan rendezvények esetében, amelyen gyerekek is részt vesznek, figyelni kell arra, hogy csak a szülők jogosultak nyilatkozni a nevükben. Ha egy gyerek pózol a fényképész előtt, az nem fog jogszerű ráutaló magatartásnak minősülni, ilyen esetben a szülők kifejezett hozzájárulását kell kérni. Itt is alkalmazható például karszalag, így egy céges családi napon a fényképész is látni fogja, hogy melyik gyerekről készülhet felvétel.
Tömegrendezvényeken korlátozás nélkül készülhetnek felvételek, nem szükséges hozzájárulás. Ezt annyiban érdemes fenntartásokkal kezelni, hogy ha a tömegfelvételen azonosítható egy adott személy, akkor a róla készült kép személyes adatnak minősül, és akkor már meg kell felelni az adatvédelmi előírásoknak.

Szintén érzékenyebb ügy, ha olyan rendezvényen készülnek felvételek, amelyek úgynevezett különleges adatokhoz kapcsolódnak: például politikai, vallási, szexuális orientációhoz köthető vagy egészségügyi témájú rendezvények. Ilyen esetben csak alapos indokkal, kizárólag a résztvevők kifejezett, előzetes hozzájárulása alapján készülhetnek felvételek, ha mindenre kiterjedő tájékoztatás alapján adtak hozzájárulást.

500 ezer és 2 millió forint közötti bírság
Az adatvédelmi szabályok megsértésének legkellemetlenebb következménye lehet az adatvédelmi bírság. Bár a GDPR alapján akár 20 millió euró összeg is kiszabható jogsértés esetén, a magyar hatóság még nem alkalmazta a maximális összeget. Reálisan ötszázezer és kétmillió forint közé esik egy bírság, de a jogsértés súlyától függően magasabb is lehet az összeg. Egy több százezer embert érintő jogsértés kapcsán, amely a legnagyobb nyári könnyűzenei fesztiválhoz kapcsolódott, harmincmillió forintos bírságot szabott ki az adatvédelmi hatóság.

Általános elv az adatvédelemben, hogy gondolkozzunk gyakorlatiasan és észszerűen. Csak azt az adatot kezeljük, amelyre tényleg szükség van. Csak akkor kezeljünk személyes adatot, ha erről tájékoztatást kapnak az érintettek. Csak azok férjenek hozzá az adatokhoz, akiknek muszáj, és csak annyi ideig tároljuk az adatokat, amíg arra tényleg szükség van.

Adatvédelmi kérdésekben mindig érdemes adatvédelemmel foglalkozó jogásszal konzultálni, mert a jogszabályok mellett az adatvédelmi hatóságok és európai uniós szervek gyakorlata is jelentősen befolyásolja, hogy milyen adatvédelmi elvárásoknak kell megfelelni.

Móricz Ildikó az OPL ügyvédi iroda egyik vezető ügyvédje, szakterülete a telekommunikáció és az adatvédelem. Az OPL új generációs ügyvédi irodaként definiálja magát. Sallang- és manírmentesen nyújt szolgáltatást ügyfeleinek, gyorsan, precízen és üzleti szemlélettel.